Outlook : importer des contacts à partir d’un fichier Excel

Il est tout à fait possible d'importer vos contacts Outlook à partir d'une plage de cellules que vous avez créé sous Excel. Afin de réaliser cela il faudra juste faire attention aux points suivants:

1. La version du fichier Excel doit être au format 97-2003.
2. La plage de cellules contenant les données doit être nommée. il est indispensable d'inclure les en-têtes des données dans la plage.
3. Lors de l'exécution de l'assistant d'importation vous devrez vous assurer que vos données Excel est en accord avec les champs de contacts Outlook en effectuant un mappage.

Procédure détaillée

1. Préparation des données
   • Ouvrir un nouveau classeur Excel
   • Saisir les données de vos contacts en ajoutant des en-têtes significatives à celles-ci (colonne (A) : Civilités; colonne (B) : Noms; colonne (C) : Prénoms; colonne(D) : Organisme; ...)
   • Sélectionner les cellules contenant vos donnant en incluant leurs en-têtes.
   • Nommer la plage de cellules.
     • Ouvrir la boite de dialogue "Nouveau nom" (Définir un nom)
       • Sous Excel 2007-2010 : Onglet "Formules" --> groupes "Noms définis" --> "Définir un nom"
       • Sous Excel 2003 : menu "Insertion" --> liste "Nom >"  --> commande "Définir..."
     • Dans la zone de texte "Nom" (nom dans le classeur), remplacer le nom proposé par un nom de votre choix puis valider en cliquant sur "OK" (ex. ListeContacts)
       
   • Enregistrer le classeur au format 97-2003
     • Sous Excel 2007 (2010) : bouton "Office" (onglet "Fichier)"--> liste déroulante du bouton "Enregistrer-sous" --> "Classeur Excel 97-2003".
     • Sous Excel 2003 : menu "Fichier" --> commande "Enregistrer".
   • Fermer le classeur Excel.
2. Importation des données
   • Lancer ou activer Outlook 2007
   • Sélectionner le dossier "Contacts"
   • Dans le menu "Fichier" cliquer sur la commande "Importer et exporter..."
   • Etape 01 : sélectionner une action à exécuter
     • Importer à partir d'un autre programme ou fichier
   • Etape 02 : sélectionner le type de fichier à importer de :
     • Microsoft Excel 97-2003
   • Etape 03 :
     • Fichier à importer : cliquer sur le bouton "Parcourir …" puis retrouver et sélectionner le fichier Excel au format 97-2003 contenant vos contacts.
     • Options : sélectionner parmi les 03 options proposées selon vos besoins.
   • Etape 04 : Sélectionner le dossier de destination
     • Si ce n'est pas fait par défaut, sélectionner le dossier "Contacts" en cliquant dessus.
   • Etape 05 :
     • Les actions suivantes seront exécutées
       Cocher si ce n'est pas fait par défaut sur la case "Importer 'LIsteContacts' dans le dossier : Contacts"
       Où ListeContacts représente le nom de la plage de cellules contenant les données de vos contacts.
     • Champs personnalisés…
       Cliquer sur le bouton "Champs personnalisés..." pour vous assurer de la bonne correspondance des données de vos contacts avec les champs d'Outlook.
       Attention : certaines données Outlook comme c’est le cas pour “Nom” doivent être développées car elles sont constituées dans ensemble de sous données.
       
       • Le mappage est réalisé en faisant un cliquer-glisser des champs du volet de gauche vers leurs correspondants dans le volet de droite.
   • Etape 06 :

• Exécuter l'importation en cliquant sur le bouton "Terminer"
• Une boite de dialogue "Importation" s'affiche, patienté jusqu’à la fin de l’importation.

Remarque :

Il faudra appliquer la même procédure avec la version 2010 d'Outlook à la différence près que pour lancer "l'assistant d'importation" il faudra faire :

• Onglet "Fichier" --> bouton "Ouvrir" --> "Importer"

Mots clés Technorati : Outlook,Importer,Contact,Excel

Access : exemples de bases de données

Il y a quelques jours j’ai basculé la langue de l’interface de mon application Access 2007 sur l’anglais et je fus surpris, en explorant les modèles en ligne de bases de données Access, de trouver des modèles qui ne sont pas disponibles sous une interface en français.

Ce qui m’a le plus désappointé c’est que deux de ces modèles sont des exemples qui répondent à des questions souvent posées et que malheureusement seules les personnes disposant d’une interface en anglais pourraient y accéder.

Puis je me suis souvenu que ces exemples étaient en ligne. J’ai donc fait une recherche sur la toile et j’ai retrouvé la page qui permet de les télécharger dont voici le lien Office Online /Templates / Access Databases / Access 2007 Databases / Samples

Description des deux modèles :

Les modèles en questions se trouvent sous la catégorie “Sample” ou “Exemple”

1. Le premier modèle s’intitule “How to calcule age” ou “Comment calculer l’âge” et propose deux fonctions pour calculer l’âge puis l’afficher sous forme d’années ou sous forme d’années et de mois.
2. Le second encore plus intéressant “How to synchronize combo boxes” ou “Comment synchroniser des listes déroulantes” permet de filtrer le contenu d’une liste déroulante B en fonction du choix fait à partir d’une liste déroulante A. De plus, pour y parvenir deux méthodes sont présentées, la première utilise les macros alors que la seconde passe par du code VBA.

D’autres modèles sont disponibles :

Ils existent d’autres modèles à découvrir dans les autres rubriques donc le nombre et pour l’instant de :

• 30 pour la catégorie Business
• 03 pour la catégorie Education
• 11 pour la catégorie Personal dont “Nutrition” qui pourrait être très utile aux personnes ayant besoin d’un suivi rigoureux de leur poids.
• 03 pour la catégorie Sample.
• 01 pour la catégorie Non-profit.

Bon téléchargement.

Mots clés Technorati : Access 2007,Modèle,Base de données,Example

Access 2010 : migration et compatibilité

Depuis la sortie de la version 2010 d’Access des personnes sur la toile et notamment à travers les forums Answers et MSDN posent des questions au regard de la compatibilité des bases de données enregistrées dans des formats antérieurs à 2010 avec cette version.

A cet effet, l’équipe Access a mis à disposition des utilisateurs un outils nommé “Office Migration Planning Manager for Office 2010 (OMPM)” permettant d’analyser vos fichiers Access afin de déterminer les éventuelles disfonctionnement qui pourraient intervenir lors de la conversion (migration) de votre base de données vers le nouveau format (2007) voir ceux qui pourraient intervenir lors de l’utilisation d’une base de données dans un format antérieur sous un environnement 2010.

Bien sûr ce produit ne traite pas que des problème Access mais aussi des autres applications Office.

Si vous souhaiter en savoir plus, je vous invite à parcourir l’article TechNet suivant:

Office Migration Planning Manager (OMPM) for Office 2010 et également Review Access Compatibility.

Mots clés Technorati : Access 2010,migration,compatibilité,OMPM

Access 2010 : limites

Depuis peu, il est possible d’accéder à un article du support Microsoft Access intitulé “Caractéristiques d’Access 2010”.

Cet article présente dans le détail les limites de la version 2010 ainsi que ceux de la version 2007 du produit en termes de “Taille maximale d’un fichier de base de données (.accdb)”, “Nombre maximal de caractères pour un mot de passe” et bien d’autres.

Pour en savoir plus, je vous invite à parcourir cet article “Caractéristiques d’Access 2010”

Mots clés Technorati : Access 2010,limite,caractèristique

Visio : définir le style de déviation de trait lors de l’intersection de liens

Par défaut lorsque deux traits représentant des liens se croisent, l’un des deux est légèrement déformé afin de faire ressortir et de marquer l’intersection entre eux et cela donne l’illusion que l’un des trait passe sur l’autre. La forme définie par défaut sous Visio est l’arc,

Il vous est tout à fait possible de modifier cette forme pour en appliquer une autre et cela comme suit :

1. Sélectionner le ou les liens auxquels vous souhaitez appliquer un style de déviation de trait différent
2. Si besoin est, afficher la barre d'outils "Disposition et Positionnement"
3. Cliquer sur le bouton "Style de déviation du trait".
4. Choisir parmi les propositions disponibles et appliquer celle qui vous conviendra le mieux. (voir l'image ci-dessous)

Voici un aperçus de la barre d'outils "Disposition et positionnement" avec la liste déroulante des différents type d'intersection de liens proposés

Remarques :

1. Cette fonctionnalité est également disponible à partir de l’onglet "Liens" de la boite de dialogue "Comportement" (clic-droit sur une lien -->Format --> Comportement).
2. Pour que le bouton soit actif il faut qu'au moins un lien soit sélectionné

Mots clés Technorati : Visio,style,trait,déviation,lien,intersection

Word : modifier le nombre de colonnes d’une section

Suite à une question posé en commentaire sur le blog, je vous propose de découvrir comment changer le nombre de colonnes déjà appliquées à une section. Dans le cas de notre visiteur, celui-ci voudrais faire passer le nombre de colonnes de 04 à 05.

Comment faire:

La procédure est assez simple, et là voici :

1. Positionner le point d’insertion dans la section pour laquelle le nombre de colonne doit changer.

2. Afficher la boite de dialogue “Colonnes”:

• Sous Word 2003 :
    - Cliquer sue le menu “Format” puis sur la commande “Colonne…”
  
  
• Sous Word 2007-2010
    - Dans le groupe “Mise en page” de l’onglet “Mise en page”, cliquer dans la liste du bouton “Colonnes” sur la commande “Autres colonnes…”
  

3. Changer le nombre de colonnes :

• Dans la liste “Nombre de colonnes” faites passer le nombre de colonne de 04 à 05.

 

Mots clés Technorati : Word 2003,Word 2007,Word 2010,changer,modifier,nombre de colonnes,section

PowerPoint : ajouter une animation Flash dans votre présentation PowerPoint

Vous savez probablement qu’il est possible d’ajouter des objets Multimédias à votre présentation tels que des vidéos ou encore des enregistrement sonores. Nous vous présentons aujourd’hui la procédure qui vous permettra d’insérer une animation Flash.

Comment faire :

1. Se placer dans une diapositive où l'on veut insérer le fichier *.SWF
2. Pour les versions 2000, XP et 2003
       - Cliquer sur le menu : "Affichage" et ensuite sur le menu "Barre d'outils".
       - Sélectionner "Boîte à Outils Contrôles" si cette boîte n'est pas déjà sélectionnée.
       - Cliquer sur "Autres contrôles" (bouton avec le marteau et la clé)
3. Pour les versions 2007 et 2010
       - Cliquer sur l'onglet "Développeur"(*) puis sur le bouton "Autres contrôles" (bouton avec le marteau et la clé dans le groupe "Contrôles").
4. Parcourir la liste des objets et sélectionner "Shockwave Flash Object".
   
5. Dessiner un contrôle (rectangle) dans la diapositive de la taille souhaitée pour intégrer l'objet Flash.
6. Faire un clic droit sur l'objet et sélectionner "Propriétés".
7. Pour la propriété "Movie" taper le chemin d'accès du fichier *.SWF
   (exemple : C:\Mes documents \FlashPPt\NomFichierShockwave.swf) ou (son URL).
8. S'assurer que la propriété "Playing" est paramétrée sur “True”
9. Se mettre en mode d'affichage DIAPORAMA pour visionner le résultat.

Remarque :

Sous la version 2007, si l'onglet "Développeur" n'est pas disponible dans votre ruban procéder comme suit :

1. Cliquer sur le bouton "Office"
2. Cliquer sur le bouton "Options PowerPoint"
3. Dans la rubrique "Standard" sous la section "Options essentielles pour le travail avec PowerPoint", cocher la case "Afficher l'onglet Développeur dans le ruban"

Source :

• Cette procédure a été adapter à partir du site Cyberformteur : comment insérer un flask sur une présentation PowerPoint
• Vous trouverez sur le site un exemple à télécharger au  format .zip.

Mots clés Technorati : PowerPoint,Flash,Animation

Access 2010 : personnaliser le ruban

Le ruban a fait son apparition avec la version 2007 d'Office et parmi les éléments qui devaient encore être perfectionnés, la personnalisation du Ruban figure, à mon avis, dans le top 03 car il fallait faire toute une gimnastique et il était pratiquement impossible à un simple utilisateur d'y parvenir comme c'était le cas avec les versions antérieures (personnalisation des barres de menu et d'outils).
Depuis la sortie de la version 2010 d'Office, c'est chose réglée et la personnalisation du ruban et redevenu pratiquement un jeu d'enfant.
Je vous propose de découvrir une vidéo réalisée par AccesHosting décrivant la manière de procéder pour personnaliser le ruban d'Access 2010. Bien sûr, cela est aussi valable pour les autres applications Office.
Bon visionnage
How to Customize the Access 2010 Ribbon

Outlook : Twitter depuis votre boite Outlook

Je viens de tombé sur un article qui devrait intéresser tous les mordus de Twitter

Cette article publié sur le site de Frogz montre comment “Twitter” à partir de votre boite Outlook.

Pour cela, il faut bien sûr installer un complément Outlook (Add-in) gratuit. Si le reste vous intéresse et afin de ne pas réinventer la roue, je vous invite à parcourir l’article de Frogz : Twitter à partir de votre boite Outlook, c’est Possible !

Mots clés Technorati : Outlook,Twitter

Office : les versions pré-installées sur ordinateur.

Certaines questions reviennent assez souvent sur les forum du style:

J’ai acheté un PC avec Office 2007 ou 2010 et il me demande un clé de produit, Où puis je la trouvée ?

Ou encore:

J’ai acheté un PC avec Word ou Excel et depuis quelques jours je ne peut plus enregistrer mon travail ou y apporter des modifications. Quel est le Problème ?

Pourquoi l’application vous demande une clé de produit et pourquoi au bout d’un certain temps il ne vous est plus possible que de consulter vos fichiers ?

Cela est du tout simplement dû au fait que les versions pré-installées sur  les ordinateurs et notamment les portables vendu au grand public dans le commerce sont des versions d’évaluation.

Qu’est ce qu’une version d’évaluation ?

Une version d’évaluation est une version de produit que vous allez pouvoir utiliser afin de tester et d’évaluer justement l’utilité pour vous et l’efficacité d’un produit avant de l’acquérir d’une manière définitive, un peu du genre satisfait ou remboursé sauf que la vous ne payez rien au départ. Le hic est que, passer une certaine période (période d’essai ou d’évaluation) votre application va se brider et vous ne pourrait plus l’utiliser pleinement.

La version d'évaluation vous permet d'essayer gratuitement un produit pendant une période limitée. Pour l'utiliser, vous devez télécharger le logiciel, puis saisir, le cas échéant, la clé d'activation de ce dernier pendant l'installation. Cette clé est fournie au cours du processus de commande ou dans le courrier électronique de confirmation de la commande.

Pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités de la version d'évaluation, celle-ci doit être activée dans les 30 jours suivant l'installation. La période d'évaluation débute au moment de l'activation du produit.

Durée de la période d’évaluation

Vous serez informé de la date d'expiration pendant le processus d'activation mais suivant les produits elle peut allez de 30 à 180 jours. Dans le cas de la version 2010 d’Office, elle est de 60 jours.

Au terme de la période d’essai, que se passera-t-il ?

Au terme de la période d’évaluation votre application va passé (ou se mettre) en mode “Fonctionnalités réduites”

1. Vous ne pourrez plus :
   • Créer de nouveaux documents, classeurs ou présentations.
   • Modifier un  document, un classeurs ou une présentation déjà existant(e).
2. Il vous sera toujours possible de lire (ou parcourir) les documents déjà créés.
3. Rassurez vous, les fichiers que vous ave
4. z créé ne seront pas effacés.

Que faire ?

Le seul moyen qui vous permettra de continuer à travailler sur vos documents, classeurs et présentations avec ce produit et de le convertir en version final. Cela passe par l’achat du produit (ou plus exactement l’acquisition d’une licence ) sinon il vous faudra le désinstaller.

Pour savoir plus :

Je vous invite à parcourir l’article suivant : FAQ Version d’évaluation

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