Outlook : importer des contacts à partir d’un fichier Excel

Il est tout à fait possible d'importer vos contacts Outlook à partir d'une plage de cellules que vous avez créé sous Excel. Afin de réaliser cela il faudra juste faire attention aux points suivants:

1. La version du fichier Excel doit être au format 97-2003.
2. La plage de cellules contenant les données doit être nommée. il est indispensable d'inclure les en-têtes des données dans la plage.
3. Lors de l'exécution de l'assistant d'importation vous devrez vous assurer que vos données Excel est en accord avec les champs de contacts Outlook en effectuant un mappage.

Procédure détaillée

1. Préparation des données
   • Ouvrir un nouveau classeur Excel
   • Saisir les données de vos contacts en ajoutant des en-têtes significatives à celles-ci (colonne (A) : Civilités; colonne (B) : Noms; colonne (C) : Prénoms; colonne(D) : Organisme; ...)
   • Sélectionner les cellules contenant vos donnant en incluant leurs en-têtes.
   • Nommer la plage de cellules.
     • Ouvrir la boite de dialogue "Nouveau nom" (Définir un nom)
       • Sous Excel 2007-2010 : Onglet "Formules" --> groupes "Noms définis" --> "Définir un nom"
       • Sous Excel 2003 : menu "Insertion" --> liste "Nom >"  --> commande "Définir..."
     • Dans la zone de texte "Nom" (nom dans le classeur), remplacer le nom proposé par un nom de votre choix puis valider en cliquant sur "OK" (ex. ListeContacts)
       
   • Enregistrer le classeur au format 97-2003
     • Sous Excel 2007 (2010) : bouton "Office" (onglet "Fichier)"--> liste déroulante du bouton "Enregistrer-sous" --> "Classeur Excel 97-2003".
     • Sous Excel 2003 : menu "Fichier" --> commande "Enregistrer".
   • Fermer le classeur Excel.
2. Importation des données
   • Lancer ou activer Outlook 2007
   • Sélectionner le dossier "Contacts"
   • Dans le menu "Fichier" cliquer sur la commande "Importer et exporter..."
   • Etape 01 : sélectionner une action à exécuter
     • Importer à partir d'un autre programme ou fichier
   • Etape 02 : sélectionner le type de fichier à importer de :
     • Microsoft Excel 97-2003
   • Etape 03 :
     • Fichier à importer : cliquer sur le bouton "Parcourir …" puis retrouver et sélectionner le fichier Excel au format 97-2003 contenant vos contacts.
     • Options : sélectionner parmi les 03 options proposées selon vos besoins.
   • Etape 04 : Sélectionner le dossier de destination
     • Si ce n'est pas fait par défaut, sélectionner le dossier "Contacts" en cliquant dessus.
   • Etape 05 :
     • Les actions suivantes seront exécutées
       Cocher si ce n'est pas fait par défaut sur la case "Importer 'LIsteContacts' dans le dossier : Contacts"
       Où ListeContacts représente le nom de la plage de cellules contenant les données de vos contacts.
     • Champs personnalisés…
       Cliquer sur le bouton "Champs personnalisés..." pour vous assurer de la bonne correspondance des données de vos contacts avec les champs d'Outlook.
       Attention : certaines données Outlook comme c’est le cas pour “Nom” doivent être développées car elles sont constituées dans ensemble de sous données.
       
       • Le mappage est réalisé en faisant un cliquer-glisser des champs du volet de gauche vers leurs correspondants dans le volet de droite.
   • Etape 06 :

• Exécuter l'importation en cliquant sur le bouton "Terminer"
• Une boite de dialogue "Importation" s'affiche, patienté jusqu’à la fin de l’importation.

Remarque :

Il faudra appliquer la même procédure avec la version 2010 d'Outlook à la différence près que pour lancer "l'assistant d'importation" il faudra faire :

• Onglet "Fichier" --> bouton "Ouvrir" --> "Importer"

Mots clés Technorati : Outlook,Importer,Contact,Excel