Access : Filtrer au fur et à mesure de la saisie

Voici une astuce proposée par Molly Pell, FMS, Inc. qui ne manquera pas d’intéresser plus d’un. Son objectif, filtrer le contenu d’un formulaire continu ou double affichage aufur et à mesure de la saisie dans une liste déroulante.

Pour en savoir plus, je vous invite à lire (en anglais) l’article proposé sur le Blog Access : « Using a Combo Box to Search as you Type »

Mots clés Technorati : Access,Filtrer,Saisie

Access 2010, Amélioration apportées au mode page

La version 2007 d’Office a introduite un nouveau mode de conception de formulaires et d’états appelé le “Mode Page”.
Ce mode de conception vous offre la possibilité d’ajouter des contrôles, à votre formulaire ou état, de les positionner et de les déplacer tout en en apprécient le résultat sans avoir à basculer à chaque fois entre le mode création et le mode formulaire. Les fonctionnalités “Empiler” et “Tabulaire” permettent une redisposition quasi instantanée de vos contrôle.

Avec la version 2010 d’Office, le “Mode page” a été amélioré d’une manière très significative vous offrant la possibilité de disposer vos contrôles en ligne “empilés” ou en colonne “tabulés” par un simple cliquer-glisser, la possibilité également de fusionner un contrôle sur plusieurs colonnes ou au contraire de le scinder.

Pur en savoir plus, je vous invite à visionner la vidéo suivante :

Pour obtenir un bref descriptif des fonctionnalités présentée dans la vidéo, je vous invite à parcourir la page web de la ressource : Présentation des dispositions de formulaire et d’état.

Mots clés Technorati : Access 2010,Mode page,Vidéo,Microsoft

Access : exemples de bases de données

Il y a quelques jours j’ai basculé la langue de l’interface de mon application Access 2007 sur l’anglais et je fus surpris, en explorant les modèles en ligne de bases de données Access, de trouver des modèles qui ne sont pas disponibles sous une interface en français.

Ce qui m’a le plus désappointé c’est que deux de ces modèles sont des exemples qui répondent à des questions souvent posées et que malheureusement seules les personnes disposant d’une interface en anglais pourraient y accéder.

Puis je me suis souvenu que ces exemples étaient en ligne. J’ai donc fait une recherche sur la toile et j’ai retrouvé la page qui permet de les télécharger dont voici le lien Office Online /Templates / Access Databases / Access 2007 Databases / Samples

Description des deux modèles :

Les modèles en questions se trouvent sous la catégorie “Sample” ou “Exemple”

1. Le premier modèle s’intitule “How to calcule age” ou “Comment calculer l’âge” et propose deux fonctions pour calculer l’âge puis l’afficher sous forme d’années ou sous forme d’années et de mois.
2. Le second encore plus intéressant “How to synchronize combo boxes” ou “Comment synchroniser des listes déroulantes” permet de filtrer le contenu d’une liste déroulante B en fonction du choix fait à partir d’une liste déroulante A. De plus, pour y parvenir deux méthodes sont présentées, la première utilise les macros alors que la seconde passe par du code VBA.

D’autres modèles sont disponibles :

Ils existent d’autres modèles à découvrir dans les autres rubriques donc le nombre et pour l’instant de :

• 30 pour la catégorie Business
• 03 pour la catégorie Education
• 11 pour la catégorie Personal dont “Nutrition” qui pourrait être très utile aux personnes ayant besoin d’un suivi rigoureux de leur poids.
• 03 pour la catégorie Sample.
• 01 pour la catégorie Non-profit.

Bon téléchargement.

Mots clés Technorati : Access 2007,Modèle,Base de données,Example

Visio : définir le style de déviation de trait lors de l’intersection de liens

Par défaut lorsque deux traits représentant des liens se croisent, l’un des deux est légèrement déformé afin de faire ressortir et de marquer l’intersection entre eux et cela donne l’illusion que l’un des trait passe sur l’autre. La forme définie par défaut sous Visio est l’arc,

Il vous est tout à fait possible de modifier cette forme pour en appliquer une autre et cela comme suit :

1. Sélectionner le ou les liens auxquels vous souhaitez appliquer un style de déviation de trait différent
2. Si besoin est, afficher la barre d'outils "Disposition et Positionnement"
3. Cliquer sur le bouton "Style de déviation du trait".
4. Choisir parmi les propositions disponibles et appliquer celle qui vous conviendra le mieux. (voir l'image ci-dessous)

Voici un aperçus de la barre d'outils "Disposition et positionnement" avec la liste déroulante des différents type d'intersection de liens proposés

Remarques :

1. Cette fonctionnalité est également disponible à partir de l’onglet "Liens" de la boite de dialogue "Comportement" (clic-droit sur une lien -->Format --> Comportement).
2. Pour que le bouton soit actif il faut qu'au moins un lien soit sélectionné

Mots clés Technorati : Visio,style,trait,déviation,lien,intersection

Word : afficher une info-bulle contenant la définition d’un mot au survol de la souris en utilisant le champ AUTOTEXTLIST

Lors d’un précédent post je vous présentais une méthode permettant d’ajouter la définition d’un mot sous forme d’info-bulle basée sur l’utilisation d’un lien hypertexte.

Je vous propose de découvrir une autre méthode basée sur l’utilisation du champ AUTOTEXTLIST.

Comment faire ?

1. Positionnez votre curseur dans votre texte à l'endroit ou vous souhaitez insérer un mot avec sa définition. (si le mot existe déjà sélectionnez le)
2. Affichez la boite de dialogue "Champ"
   - Sous Word 2003 : Insertion --> champ...
   - Sous Word 2007/2010 : Insertion --> Texte --> QuickPart --> Champ...
3. Sélectionnez le champ "AUTOTEXTLIST" à partir de la liste "Nom de champ :"
4. Introduire les différentes paramètres du champ :
   - Sous Nouvelle valeur, saisissez ou ressaisissez le mot à définir
   - Cochez la case Info-bulle et saisissez dans la zone de texte à sa droite la définition que vous souhaitez faire apparaître.
   - Sous Format choisissez une mise en forme pour le mot à définir.
5. Cliquez sur "OK" pour valider
6. Sélectionnez à nouveau le mot et mettez le en surbrillance pour le faire ressortir dans votre texte.

Comment l’utilisez ?

Il suffit d’amener le curseur sur le texte et l’info-bulle s’affiche.

Word 2007 : afficher une info-bulle contenant la définition d’un mot au survol de la souris en utilisant un lien hypertexte

Vous avez peut être eu envie d’agrémenter vos documents Word en ajoutant une touche personnel tel que la possibilité d’afficher une info-bulle au survol de la souris dans laquelle figure la définition d’un mot.

Nous vous proposons de découvrir une méthode simple qui vous permettra de réaliser cela en toute simplicité.

Comment faire ?

1. Après avoir saisi votre texte, sélectionnez le mot pour lequel vous souhaitez afficher la définition. (par exemple AAEFAB)
2. Dans le groupe “Liens” de l’onglet “Insertion”, cliquez sur le bouton “Signet”
3. Dans la zone de texte “Nom du signet :”, saisissez un nom significatif (par exemple AAEFAB), puis cliquez sur le bouton “Ajouter”
4. Tout en gardant la sélection, affichez la boite de dialogue “Insérer un lien hypertexte” en utilisant le raccourci “CTRL+K”
5. Dans le volet de navigation, sélectionnez “Emplacement dans ce document”
6. Dans l’arborescence, sélectionnez, le signet précédemment ajouté (AAEFAB).
7. Cliquez sur le bouton “Info-bulle”
8. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, saisissez le texte de la définition (pour notre exemple : Association Algérienne Enfance et Famille d’Accueil Bénévole)
9. Cliquez sur le bouton “OK” pour encore une fois sur le bouton “OK”.

Utilisation:

Votre mot apparaît désormais souligné en bleu, il ne vous reste plus qu’à amener la souris dessus, l’info-bulle apparaît.

Remarque : cette méthode est tout à fait applicable à la version 2003 de Word

Excel 2007 : les options de calcul

Vous l’avez sûrement remarqué, à chaque fois que vous modifiez le contenu d’une cellule entrant dans une formule, cette dernière est automatiquement ré-évaluée ou recalculée.

Cette option peut devenir très contraignantes lorsque vous devez modifier beaucoup de données et que celles-ci déclenchent beaucoup de calculs induisant un temps de latence entre chaque saisie de valeur (temps nécessaire à Excel pour refaire tous les calculs à chaque fois).

Je vous propose de découvrir d’en un premier temps les options de calcul, puis voir comment paramétrer Excel afin de remédier à ce problème.

Découvrir les options de calcul

Les principales options de calcul sont accessibles à partir du groupe “Calcul” de l’onglet “Formules”:

 

1. La commande “Automatiquement” de la liste “Options de calcul” représente l’option par défaut. c’est cette option qui fait qu’à chaque modification vos formules sont réévaluées.
2. La commande “Automatiquement sauf dans les tableaux de données” permet d’empêcher la réévaluation des formules saisies dans un tableau de données lorsque vous modifiez les données de celui-ci.
3. La commande “Manuel” qu’en à elle, suspend toute réévaluation de vos formules sauf si vous en donnez l’ordre à Excel.
4. Le bouton “Calculer maintenant” permet justement de donner l’ordre à Excel pour qu’il réévalue les formules. (Toutes les formules du classeur). Cette fonctionnalité dispose d’une touche de raccourci qui est “F9”
5. Le bouton “Calculer la feuille” pour sa part ne donne l’ordre à Excel que pour réévaluer les formules de la feuille en cours. (raccourci “ALT+F9”)

D’autres options sont disponibles à partir de la boite de dialogue “Options Excel”
(Office –> Options Excel –> Formules –> Mode de calcul)

la case à cocher “Recalculer le classeurs avant de l’enregistrer”, si vous la cochée, vous garanti qu’à la prochaine ouverture de votre classeurs vous aurez les données résultantes des dernières modifications.

Passer en mode manuel

Afin de résoudre le problème de latence entre les différentes saisies de données pour des classeurs qui contiennent beaucoup de formules, vous allez devoir faire passer le mode de calcul en manuel
Formules –> Calcul –> Options de calcul –> Manuel

Project 2007 : la saga

Voilà ceci est le premier billet publié sur ce blog traitant de Project.

À cette occasion je tiens à vous présenter une série de vidéos en français s’il vous plait réalisées par Franck Mercier.

Cette Saga se présente sous forme de 12 épisodes que vous allez pouvoir visionner un à un ou télécharger pas groupe de trois. elle traite de Project et aborde aussi la solution EPM (solution permettant aux différents intervenants dans un projet de collaborer à travers un serveur spécifique).

Ci-dessous la liste des épisodes :

• Episode 1 : Démarrer son projet
• Episode 2 : Création des ressources utiles à la planification
• Episode 3 : Affectation de ressources à des tâches
• Episode 4 : Gestion des budgets et des coûts
• Episode 5 : Piloter le projet
• Episode 6 : Exporter depuis Excel
• Episode 7 : Impression et rapport visuels
• Episode 8 : Gestion collaborative de projets, avec SharePoint et Project Server
• Episode 9 : Gestion de projets avancée avec Project Server
• Episode 10 : Pilotage de l’avancement avec Project Professionnel
• Episode 11 : Pilotage de l’avancement avec Project Server
• Episode 12 : Trucs et astuces

Pour en savoir plus deux liens:

• La page Project du site Microsoft Office Online traitant de la saga
• Ou le billet publier par Franck sur son blog

bon visionnage.

Access : aide-mémoire sur les types de champs et leurs propriétés

Il y a quelques jours j’avais promis à certains de mes stagiaires de publier un billet dans lequel je présenterais les différents types de champs disponibles dans la version 2007 d’Access.

N’ayant pas eu le temps de le faire, je suis quand même tombé sur une page sous forme d’aide-mémoire du site Microsoft Office Online qui :

1. Détaille les différents types de champs
2. Donne des exemples de détection automatique de type de champs (utile si vous créer vos table en saisissant directement vos données)
3. Répertorie les propriétés de champ, leur disponibilité et leurs effets par type de donnée

Je pense que cette aide-mémoire se passe de commentaires mais on ne sait jamais.

Pour le découvrir c’est par là:

Aide-mémoire sur les propriétés de champ - Access - Microsoft Office Online

Bonne lecture

Excel : Supprimer les lignes vides

S'il vous arrive souvent de recevoir des tableau Excel comprenant des lignes vides voici une méthode qui vous permettra de supprimer ces lignes très facilement, il suffit juste pour cela de sélectionner les cellules vides et de supprimer les lignes contenant ces cellules vides.

Comment faire dans le détail?

1. Commencez par sélectionner les cellules la première colonne de votre tableau.
2. Affichez la boîte de dialogue "Atteindre" touche “F5”.
3. Cliquez sur le bouton "Cellules…".
4. Sélectionner l'option "Cellules vides".

   

5. Faites un clique droit à partir de l'une des cellules sélectionnées.
6. Dans le menu contextuel, cliquez sur la commande "Supprimer..."
7. Dans la boite de dialogue “Supprimer” sélectionnez l’option "Ligne entière"
8. Validez en cliquant sur “OK”

Nota Bene:

Cette technique étant basée sur la suppression entière de lignes cela signifie qu'il n'y a sur la largeur de la feuille que des données correspondant à un même ensemble (Plage). Dans le cas contraire, convertissez d'abord la plage en Liste (version 2003) ou en Tableau (version 2007 et 2010) puis procédez de la même manière.

Cette méthode a été tester sur les versions 2003, 2007 et 2010 d’Excel.

Word : Ajouter des bordures aux pages

Nous vous proposons dans ce billet de découvrir (ou redécouvrir) une fonctionnalité très intéressante de Word.

Cette fonctionnalité va vous permettre d’ajouter une bordure aux page de votre document Word.

Mais au fait, c’est quoi une bordure?

Une bordure est un trait que vous allez appliquer à chacun des bord de la page. Appliquer une bordure revient donc à encadrer votre page.

Comment faire?

1. Quelle que soit la version de Word que vous utilisez, il vous faudra afficher la boîte de dialogue “Bordure et trame”.

• Sous Word 2003 : cliquez sur le menu “Fichier” puis sur la commande “Mise en page”
• Sous  Word 2007 et 2010 : cliquez sur le bouton “Bordure de page” du groupe “Arrière-plan de page” de l’onglet “Mise en page”

2. Activez, si ce n’est pas le cas, l’onglet “Bordure de page”

3. Il ne vous reste plus qu’à définir les paramètres de votre bordure.

• Le Type : par exemple “Encadré” c’est à dire une bordure sur chaque côté.
• Le Style : par exemple “Trait plein”
• La Couleur : par exemple “Orange”
• La largeur : par exemple pour un “Trait plein” vous pouvez choisir une épaisseur de 1/4 de point jusqu’à 06 points.
• Le Motif : ceci permet de remplacer le trait par un motif tel que des ballons ou des sapins alignés autour de votre pages.
• Le champ d’application : ici vous définissez ci la bordure doit être appliquée à tout le document ou la section en cours par exemple.

4. Pour valider tout cela, cliquez sur le bouton “OK”

Nota Bene:

La bordure que vous insérez va s’afficher au premier plan de la page, c’est pourquoi il faut faire attention aux marges, aux en-têtes et pieds de page et aux retraits de paragraphes.

Autre chose, il semble que les motifs proposés n’aient pas changés depuis une éternité.

MediaForma : vidéos en français sur Word 2007 et Excel 2007

Dans le méandre de l’Internet je suit tombé sur un site proposant des formations sous forme de vidéos.

Particularités

• les vidéo sont en français
• Les vidéos sont gratuites
• Chaque semaine il y a deux nouvelles vidéo
• mais ATTENTION! les deux plus anciennes sont retirées.

Sujet traités

• Word 2007
• Excel 2007
• Windows Seven

En savoir plus

• Cliquez sur le lien MediaForma

Word : Comment ne pas répéter l’en-tête d’une page sur les suivantes?

Lors de la création de documents et surtout de documents longs vous avez besoin d’avoir des en-têtes et pieds de pages différents. Hors par défaut, quand vous définissez un en-tête celui-ci est automatiquement repris sur les autres pages. Nous allons énuméré dans ce billet deux solutions permettant de faire en sorte que l’en-tête n’apparaisse que sur la première page.

Les deux solutions sont:

1. Spécifier que l’en-tête de la première page de la section en cour est différent des autres pages de la même section et ne saisir un en-tête que sur la première page.
2. Insérer un saut de section à la fin de la première page, désactiver l’option “Lier au précédent” et ne saisir un en-tête que sur la première section.

Pour savoir comment procéder suivez les liens ci-dessous:

• Comment faire pour que l’en-tête et le pied de page de la première page soit différents des en-têtes et pieds de page des autres pages d’une même section.
• Comment faire pour Insérer un saut de section.
• Comment faire pour désactiver l’option “Lier au précédent”.

Word : Supprimer la liaison entre l’en-tête ou le pied de page de deux sections qui se suivent.

Le fait d’insérer un saut de section sur une nouvelle page ne permet pas de s’affranchir de l’en-tête ou du pied de page de la section qui le précède car par défaut Word reproduit le même en-tête ou pied de page sur la section suivante.

Afin de vous permettre de saisir un nouveau en-tête différent de celui de la section précédente vous aller devoir désolidariser (délier ou supprimer la liaison entre) les deux en-têtes de section.

Avec la version 2003

A partir de la barre d’outils “En-tête et pied de page” désélectionner (désactiver) le bouton “Lier au précédant” en cliquant dessus.

Avec la version 2007 et 2010

Dans le groupe “Navigation” (onglet “Création” de “Outils des En-têtes et pieds de page”), désactivez  l’option “Lier au précédent” en cliquant dessus.

Et voilà,

Le nouveau texte que vous allez saisir maintenant dans l’en-tête sera différent de celui qui précède.

Nota bene

Le fait de délier l’en-tête de page d’une section n’affecte pas la liaison du pied de page de cette même section à la section précédente; en effet, si vous souhaitez délier le pied de page de cette même section il faudra le précisez en utilisant la même procédure que citer ci-dessus.

Word : Insérer un saut de section.

Dans Word, le fait d’insérer une nouvelle section vous offre la possibilité d’appliquer à cette nouvelle section des paramètres de mise en page différents de ceux de la section différentes.

Cette technique vous permet d’avoir dans un même document une série de page avec comme disposition “Portrait” alors que certaines pages qui contiennent de larges tableaux aient comme disposition “Paysage”. cette méthode permet également de définir des en-têtes et pieds de page différents d’une section à une autre.

Pour insérer un saut de section faites tout simplement:

Avec la version 2003

1. Afficher la boîte de dialogue “Saut” (Insertion –> Saut)
2. Sous “Types des saut de section“, sélectionnez parmi l’une des trois (04) options proposées

Avec la version 2007 et 2010

• Dans la liste “Saute de page” (onglet “Mise en page”, groupe “Mise en page”), sélectionnez également, sous “Saut de section”, parmi l’une des trois (04) options proposées.

Voilà c’est fait

Le point d’insertion est déplacé au début de la nouvelle section. Vous pouvez confirmer l’insertion d’un saut de section en affichant les marques spécifiques.

Nota bene:

L’insertion d’un “Saut de section continu” est surtout utilisé pour changer le nombre de colonnes sur une page.

Word : Faire en sorte que l’en-tête de la première page soit différent de ceux des autres pages d’une même section

Nous nous proposons de décrire dans ce billet la procédure à suivre afin d’obtenir un en-tête et pied de page de la première page différent de ceux des autres pages d’un section.

Avec Word 2003

1. Afficher la boîte de dialogue “Mise en page” (Fichier –> Mise en page) et activez l’onglet “Disposition”.
2. Sous la section “En-tête et pied de page” cochez la case “Première page différente”

Avec Word 2007 et 2010

• Procéder de la même façon mise à part que pour afficher la boîte de dialogue “Mise en page” vous devez cliquer sur le lanceur du groupe “Mise en page” de l’onglet “Mise en page”
• Une deuxième méthode consiste à cocher la case “Première page différente” du groupe “Options” de l’onglet “Création” des “Outils des en-têtes et pieds de page”

Et voilà,

• Saisissez un en-tête sur la première page, celui-ci n’est pas repris sur les autres pages.

Nota bene:

Si vous souhaitez faire en sorte que l’en-tête et pied de page de la première page de chaque section de votre document soit différentes, il faudra répéter la procédure pour chacune des sections.