PowerPoint 2003 : création d’un package pour CD-ROM

Je suis tombé hier sur une formation Microsoft Office en ligne très intéressante et constituée de quatre partie.

 

Si vous désirez apprendre à créer un package de votre présentation pour CD-ROM, comprendre qu’elle en est l’utilité et les possibilités que cela pourrait vous apporter, je vous invite à suivre le dernier volet de la formation “Bon sang, mais bien sûr ! Fonctionnalités incontournables de PowerPoint”.

Pour ceux qui souhaiterez commencer la formation à partir du début, c’est par ici.

Nota bene:

Cette formation se base sur la version 2003 du produit mais la fonctionnalité existe dans les deux versions 2003 et 2007.

PowerPoint 2003 : Créer un sommaire automatique

Parmi les best practices PowerPoint, la création d'un sommaire figure en bonne place. Seulement, si vous ne vous y êtes pas pris de bonne heure cela risque d'être fastidieux.

Heureusement, PowerPoint dans sa version 2003 vous propose une fonctionnalité permettant justement de créer une diapositive de résumé.

Quel en est le principe?

Le programme parcours en ensemble de diapositives , récupère le titre de chacune et les insère comme points dans une nouvelle diapositive.

Comment procéder?

1. Activez le mode d’affichage “Trieuse de diapositives”
2. Sélectionnez les différentes diapositives à inclure dans le résumé en utilisant la combinaison touche “CTRL” enfoncé + clique gauche de souris.
3. Cliquez sur le bouton "Diapositive de résumé"
   

Résultat

Une diapositive, intitulé "Diapositive de résume", apparaît alors avant la première diapositives du groupe sélectionnées avec les différents titres comme points contenus dans celle-ci.

Avantages

Cette fonctionnalité vous permet d’insérer ainsi non pas un seul sommaire mais plusieurs. ceci permet d’avoir un sommaire principale et des sommaires secondaires par exemple.

Inconvénients

En comparaison avec ce que fait le sommaire automatique dans Word, cette fonctionnalité ne permet pas automatiquement de:

• Ajouter le numéro de la diapositive correspondant à chaque points.
• Ajouter un lien vers les diapositives.

 

Nota bene :

Cette fonctionnalité n’existe plus dans la version 2007 de PowerPoint.

PowerPoint : Définir la taille des diapositives

Si vous souhaitez définir ou appliquer une taille bien précise aux diapositives de votre présentation PowerPoint, voici la manière de procéder aussi bien avec la version 2003 que la version 2007 de l’application:

Comment faire?

1. Afficher la boîte de dialogue “Mise en page”

    - Sous PowerPoint 2007

• Sélectionnez l’onglet “Création” puis dans le groupe “Mise en page”, cliquez sur le bouton “Mise en page”

    - Sous PowerPoint 2003

• Dans le menu “Fichier”, cliquez sur la commande “Mise en page…”

2. Définir la taille, pour cela vous avez deux possibilités

• Dans la liste déroulante "Diapositives dimensionnées pour:", sélectionnez une des tailles prédéfinies
• Vous avez aussi la possibilité de définir une taille personnalisée en saisissant directement la largeur et la hauteur à attribuer aux diapositives dans les zones "Largeur:" et "Hauteur:"

PowerPoint 2003 : Afficher les commentaires du présentateur

Avec la version 2003 de PowerPoint, vous avez la possibilité d’afficher, pendant le “Diaporama”, les commentaires saisis dans le volet “Commentaires” lors de la création de votre présentation.

Comment faire ?

1. Pendant le Diaporama, faites un clique droit sur la diapositive en cours.
2. Dans le menu contextuel qui s’affiche cliquez sur le sous menu “Ecran” puis cliquez sur la commande “Commentaires du présentateur…”.

• Ceci fait apparaître la boîte de dialogue “Commentaires du présentateur”, elle affiche les commentaires saisis dans le volet “Commentaires” de la diapositive en cours.

• Si vous passez à une autre diapositive, la boîte de dialogue affichera alors les commentaires saisis sur cette diapositive.

 

Nota Bene :

Cette fonctionnalité n’est plus accessible de cette manière dans la version 2007 par contre vous pouvez utilisez le “Mode présentateur” (à venir)

Excel : répéter l’en-tête d’un tableau

Présentation

Vous avez un tableau Excel qui s’étend sur plusieurs pages comment faire pour qu’en début de chaque page l’en-tête de votre tableau soit répété.

Pour répondre à cette question, je vais d’abord vous afficher la feuille d’une classeur Excel qui pourrait correspondre à cette situation

l’aperçus de la première page donne se qui suit :

et voici celui de la page suivante:

comme vous pouvez le remarquer l’en-tête n’apparait que sur le première page et pas sur les suivante.

Comment faire ?

Pour répéter l’en-tête, procéder comme suit:

1. Afficher la boîte de dialogue “Mise en page” sur l’onglet “Feuille”.

Sous Excel 2007:

• Sélectionnez l’onglet “Mise en page” puis dans le groupe “Mise en page” cliquez sur le bouton “Imprimer les titres”

Sous Excel 2003

• Cliquez sur le menu “Fichier” puis sur la commande “Mise en page” enfin si nécessaire activez l’onglet “Feuille”

2. dans la zone “Lignes à répéter en haut”, saisissez “1:1” (numéro de la ligne contenant l’en-tête de votre tableau à répéter sur chaque page).

3. Cliquez sur “OK” pour valider et observez le résultat en affichant l’aperçus.

Notes

Si avant l’en-tête de tableau vous avez une ou deux lignes contenant un titre par exemple vous avez la possibilité de faire ce qui suit:

• Saisir “3:3” dans la zone “Lignes à répéter en haut”, ceci ne répétera que la ligne “3” c’est à dire juste votre en-tête de tableau.
• Ou alors saisir “1:3”, ceci répétera les trois lignes sur chaque page c’est à dire les deux lignes de titre et l’en-tête de votre tableau.

Si par contre l’en-tête de votre tableau est constitué de la ligne 2 et de la 3 et que vous souhaitez les répétées sur chaque page,

• Saisir alors “2:3” dans la zone “Lignes à répéter en haut”.

Microsoft Translator

Je viens de découvrir une technologie Microsoft qui propose un service de traduction en ligne gratuit.

Cette technologie offre divers outils en fonction du public ciblé à savoir:

• Les utilisateurs
• Les administrateurs Web
• Et les développeurs

Pour ce qui est des utilisateurs Microsoft met à leur disposition différents outils en fonction de leurs besoins

• Bing Translator : Traducteur de texte et de pages Web
• Tbot : Robot de traduction Messenger
• Office : Installation de Microsoft Translator pour Office
• Internet Explorer 8 : Accélérateur Traduction pour Internet Explorer
• Windows Live Toolbar : Traduire les pages avec Windows Live Toolbar
• Engkoo : Recherche sur la langue anglaise pour les personnes parlant chinois
• Maren : Translittération de texte roman en script arabe

Pour en savoir plus, visitez les liens suivants (en anglais) :

• Page d'accueil du service de traduction bing
• Page présentant les outils
• Le blog MSDN de l'équipe de développement
• Page pour la procédure d'installation pour Office 2007

Word : Evaluer une expression arithmétique

Avant propos

Ce billet fait suite à un article paru sur le site 01Net dans sa rubrique trucs et astuces intitulé “Calculer sans calculatrice” et indiqué comme s’appliquant à la suite Office dans sa version 2007.

Tout contant de découvrir cette astuce je me suis mis immédiatement à la tester en m’inspirant de la capture d’écran qui semble montrer PowerPoint mais dans sa version 2003. je me suis dis “Pas grave ! c’est probablement une ancienne fonctionnalité également disponible sur la version 2007”. Après différents tests je me suis résolut à ce qui suit, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Word.

Que permet cette fonctionnalité?

La fonctionnalité que je vous propose de découvrir va permettre à Word de vous donner le résultat (c’est à dire évaluer) d’une expression arithmétique. ce résultat sera afficher à droite dans la barre d’état.

Que désigne un expression arithmétique?

une expression arithmétique désigne dans ce cas précis une suite de nombres séparés par l’un des opérateurs suivant:

Addition (+), soustraction (-), multiplication (*), division (/) et puissance (^).

il est à noter que les parenthèses () sont autorisées.

Exemples d’expression arithmétique

12*14; (12343+7654)/(9876-87655); 564^3

Comment faire?

1.   Tout d’abord activer (ou rendre disponible la fonctionnalité). Ceci n’est à effectuer qu’une seule fois.

Sous Word 2003

1. Dans la boîte de dialogue “Personnalisation” (Outils –> Personnaliser), sélectionnez sous l’onglet “Commandes” la catégorie “Outils”.
2. Sous la liste “Commandes” sélectionnez puis faites glisser sur la barre d’outils de votre choix (Standard) la commande “Outils Calculer”
3. Fermer la boite de dialogue.

Sous Word 2007

1. Dans la boîte de dialogue “Options Word” (Bouton Office –> Options), sélectionnez la rubrique “Personnaliser”.
2. Dans volet de droite sous “Choisir les commandes dans la catégorie suivante:”, sélectionnez dans la liste la catégorie “Toutes les commandes”.
3. Parcourir la liste de commandes jusqu’à atteindre la commande “Calculer”
4. Sélectionnez-là puis cliquez sur le bouton “Ajouter” pour l’ajouter à la barre d’outils “Accès rapide”

2.  Saisir l’expression puis la sélectionnée.

3.  Cliquer sur la commande “Outils calculer” ou “Calculer” et le résultat s’affiche pendant environ cinq (05) secondes dans la barre d’état.

Voilà le résultat.

Si vous trouvez le moyen d’appliquer cette fonctionnalité à d’autres application de la suite Office me faire signe SVP.

PowerPoint 2007 : les presque mille et une façon d’ajuster le facteur de zoom pour l’affichage d’une diapositive

Permettez-moi de vous décrire ci-dissous les différentes méthodes que j’ai pu recenser et permettant d’ajuster le facteur de zoom d’une diapositive.

 

Mais tout d’abord, qu’est ce que le “Zoom” ?

La fonctionnalité “Zoom” a pour effet d’agrandir (zoom avant) ou de réduire (zoom arrière) la taille de l’aperçu d’un élément affiché dans une fenêtre et vous permettre ainsi d’accéder à des informations qui peuvent paraître inaccessibles si la taille est inapproprié.

Dans le cas de PowerPoint, vous avez la possibilité d’effectuer un Zoom de la diapositive active dans le volet “Diapositive”, sur les éléments affichés dans le volet de navigation “Plan” ou le volet de navigation “Diapositives”.

Zoomer revient donc à modifier une valeur appelée “Facteur de zoom”. Ce dernier se décline sous forme de pourcentage allant, dans notre cas, de 10% à 400%.

Et maintenant comment faire ?

Vous allez voir que cette fonctionnalité est tellement utile et/ou utilisée que les développeurs de l’application vous ont fourni une multitude de manières pour réaliser cela:

A partir du groupe “Zoom” de l’onglet “Affichage”

• Cliquez sur le bouton “Ajuster à la fenêtre” ceci fait en sorte que la diapositive occupe au mieux l'espace de la fenêtre.
• Cliquez sur le bouton “Zoom”, ceci affiche la boîte de dialogue “Zoom”, il ne vous reste plus qu’à choisir parmi les différentes valeurs

A partir de la barre d’outils “Affichage”

• Cliquez sur le bouton “Zoom adjust”, ce qui aura pour effet d’ajuster la taille de la diapositive à celle de la fenêtre.
• Cliquez sur le bouton "Facteur de zoom". La boîte de dialogue "Zoom", sélectionnez alors le facteur de zoom que vous souhaitez appliquer.
• Cliquez sur l’un des deux boutons "Zoom arrière" et "Zoom avant". Le pas et de 10% par clique.
• Faites glissez en avant ou en arrière le "Curseur de zoom" sur la barre.
• Cliquez directement sur la "Barre de zoom"

Et bien sûr un raccourci

Le raccourci est classique et commun à beaucoup d’applications; C’est bien sûr “CTRL + Molette de la souris” avant/arrière pour zoom avant/zoom arrière.

NB: Cette astuce est valable pour les versions 2007 et 2010 de PowerPoint.

Présentation de Microsoft Office Visio

Qu’est ce que Visio ?

Visio, officiellement "Microsoft Office Visio", est une application de la suite Microsoft Office System, cette application "bureautique" fait partie de la gamme de logiciel de "schématique" ou de "diagrammes et synopsis", son domaine d'application ou d'utilisation est donc la construction de schémas de modélisation; d'ailleurs, elle couvre un spectre assez large puisqu'elle permet notamment de réaliser des:

• Plans d'architecture et plans d'occupation d'espace intérieur d'habitation
• Modèles d'architecture logiciel (UML, ....) et modèles de base de données
• Schémas électroniques et dessins industriels (ou d'ingénierie)
• Diagrammes de Gantt et réseaux PERT
• Diagrammes de flux fonctionnel simple et croisé
• Diagrammes TQM, IDEFO ou Ishikawa (causes à effets)
• Et bien d'autres encore.

Ses points forts

Parmi les points forts de Visio nous citerons que :

• C'est un logiciel de dessin vectoriel, les schémas ainsi créés peuvent être redimensionnés sans perdre au niveau de la qualité et détail du dessin.
• Il intègre des fonctions de liens natives entre les formes ainsi il suffit d'approcher un connecteur d'une forme pour que celui-ci détecte les points de connexion de la forme est s'y attache
• Il est orienté objet à destination de l'utilisateur final ainsi ce dernier pourra à travers une interface unique définir ou redéfinir toutes les propriétés connues de chaque forme.
• Il est généraliste et peut être complété avec des extensions qui apportent de nouveaux modèles. Ces extensions peuvent être développées par la communauté.
• Dans sa version 2007 édition Professionnel, il permet aux utilisateurs de relier facilement leurs diagrammes à un grand nombre de sources de données et d'afficher les informations recueillies graphiquement.

Autres particularités

• Même s'il fait partie de la suite Office Système, il s'acquière, tout comme Project, à part.
• Ne fait partie des produits Microsoft que depuis la version 2000 après le rachat par Microsoft de la société Visio Corporation en janvier 2000.
• Disponible uniquement pour les plateformes Windows.
• Toutefois une visionneuse est disponible en téléchargement afin de permettre la visualisation des schémas Visio par des utilisateurs ne disposant pas de l'application
• Il permet également l'importation de dessin à partir d'autres applications tel que “Autocad”
• Il est décliné en deux éditions "Standard" et "Professionnel" et même si elles partagent la même interface, la seconde permet de réaliser des diagrammes plus avancées grâce à des modèles supplémentaires.

Genèse des versions

• Visio 1.0 (Standard, Lite, Home)
• Visio 2.0
• Visio 3.0
• Visio 4.0 (Standard, Technique)
• Visio 4.1 (Standard, Technique)
• Visio 4.5 (Standard, Professionnel, Technique)
• Visio 5.0 (Standard, Professionnel, Technique)
• Visio 2000 (6.0; Standard, Professionnel, Entreprise)
• Visio 2002 ou Visio XP (10.0; Standard, Professionnel)
• Visio Enterprise Architects 2003 (VEA 2003) (basé sur Visio 2002 et inclus avec Visual Studio .NET 2003 Enterprise Architect)
• Office Visio 2003 (11.0; Standard, Professionnel, Enterprise Architects)
• Office Visio Enterprise Architects 2005 (VEA 2005) (basé sur Visio 2003 et inclus avec les éditions de Visual Studio 2005 Team Suite et Team Architect)
• Office Visio 2007 (12.0; Standard, Professionnel)
• A venir : Office Visio 2010 (14.0; Standard, Professionnel)

Pour l’essayer

• Microsoft Office Visio 2007 Professionnel disponible en français depuis décembre 2006.
• Microsoft Office Visio Prémium 2010 Béta disponible depuis novembre 2009.

Source de l’article

• Blog du Groupe francophone MS Visio
• Wikipédia

Access : Présentation de Microsoft Office Access

Qu'est ce que Microsoft Office Access?

L'application "Microsoft Office Access" communément appelée "Access" est un "SGBDR" qui veut dire "Système de Gestion de Base de Données Relationnelles" ; elle fait partie de la gamme de produits "Bureautique". C'est donc un programme destiné aussi bien aux "Utilisateurs de l'informatique" (IT Workers) qu'aux "Professionnels de l'informatique" (IT Professionnals) mais attention, cela n'exclus pas le fait que ceux-ci doivent avoir un minimum de notions sur les bases de données

Qu'est ce qu'un SGBDR?

Un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles est un ensemble d’applications qui va offrir la possibilité non seulement de gérer une ou plusieurs bases de données relationnelles mais aussi de les créées.

On entend par gestion tout ce qui est en relation avec la manipulation des données, c'est-à-dire, modifier ou supprimer des données existantes, ajouter de nouvelles données et surtout interroger vos données afin de les analysées.

La partie création commence par la conception de votre base de données puis la construction des différents éléments dont vous allez avoir besoin afin de contenir l'information, de la manipuler et de la visualiser.

un SGBDR permet également à d’autres application de venir récupérer des données contenues sur l’une des bases de données qu’il gère. Ainsi vous avez la possibilité de vous connecter à partir d’Excel à Access et de récupérer les informations d’une base de données à travers une requête.

Qu'est ce qu'une base de données ?

Une base de données est une réflexion et une schématisation de l'information qui permet de regrouper et de rassembler des données relative à un même sujet.

Sur le plan physique, une bases de données c’est un ensemble d'objet qui vont servir à structurer, contenir vos données et faciliter leur manipulation dont la finalité est de stocker de l’information pour pouvoir la réutilisé.

Qu'est ce qu'une base de données relationnelles?

Quand on parle de Base de Données Relationnelles cela signifie que la réflexion et la schématisation est basée sur un concept qui s’appelle le “Modèle relationnel” qui est le plus utilisée de nos jours. Grosso modo, au lieu d'avoir un seul objet pour contenir vos données vous aller vous retrouvez avec plusieurs objets contenant des parties bien spécifiques de l'information mais pouvant être mis en relation les uns avec les autres.

Cette architecture ou manière de structurer et d’organiser vos données , si elle est correctement mises en œuvre, vous apporte des avantages parmi lesquels :

• Evite la répétition de données semblables
• Gain d'espace disque
• Facilite la gestion de vos données

Ressources

Pour en savoir plus sur …

• Microsoft Office Access (Wikipédia)
• Base de données (Wikipédia)
• Base de données relationnelles (Wikipédia)
• Système de gestion de base de données relationnelles (Wikipédia)

Excel : Comment afficher le contenu masqué d’une cellule

Lors de précédentes publications, je vous ai présenté deux manières permettant de cacher (ou masquer) le contenu d’une cellule.

Méthode 01 et Méthode 02

Mais comment faire alors si vous avez besoin de modifier ce contenu ou, tout simplement, le vérifier.

Il vous suffit, tout juste, de sélectionner la cellule en question, son contenu s’affiche alors dans la “Barre de formule”. Bien entendu, si vous avez saisi une formule, au lieu d’un nombre ou d’un texte, c’est la formule qui s’affichera et non pas son résultat.

Office 2010 : nouvelles icônes pour les applications

je vous invite à découvrir les nouvelles icônes des principales applications de la Suite Office 2010.

C’est en même temps une occasion pour tester la fonctionnalité “Album photo”

Afficher l'album en entier

Excel : Comment cacher le contenu d’une cellule (2/2)

Lors d’un précédent poste, je vous est décrit une première méthode permettant de masquer le contenu d’une cellule, dans celui-ci je vais vous en présenter une seconde.

Deuxième méthode : utiliser un format personnalisé.

Afin de cacher (masquer) le contenu d’un cellule Excel vous pouvez appliquer le format personnalisé “ ;;; ” (trois (03) point-virgules successifs).

Pour appliquer ce format personnaliser vous devez procéder comme suit:

1. Commencez par sélectionner la ou les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format.
2. Afficher la boîte de dialogue “Format cellule”; le plus simple reste encore le raccourci clavier “ CTRL + 1 ”.
3. Dans l’onglet “ Nombre “ sélectionner la catégorie “ Personnalisé “.
4. Dans la zone de texte “ Type “ saisissez les trois (03) point-virgules, puis valider en cliquant sur le bouton “ OK ”

Avec cette méthode peut importe la couleur de remplissage et celle de la police.

Excel : comment cacher le contenu d’une cellule (1/2)

En parcourant le Web ce matin, je suis tombé sur une astuce qui pourrait être très intéressante, comment cacher, ou plutôt masquer, le contenu d’une cellule Excel.

Je vous propose dans ce billet d’explorer une première méthode.

Première méthode : jouer sur la couleur

intuitivement, il vous viendra à l’esprit d’applique à la couleur de la police de caractère de la cellule la même couleur que celle du remplissage de la cellule, ce qui donne le résultat escompté.

Pour cela,

• Commencez d’abord par sélectionnez la cellule dont vous souhaitez masquer le contenu.
• Ensuite, sélectionnez, dans le “Ruban”, l’onglet “Accueil” puis, dans le groupe “Police”, cliquez sur la liste déroulante du bouton “Couleur de remplissage” afin de vous assurer de la couleur de remplissage de la cellule ou d’en appliquer une autre. Dans notre cas, il n’y a “Aucun remplissage”.

• Cliquez ensuite sur la liste déroulante du bouton “Couleur de police” situé juste à droite du précédent bouton et appliquez la couleur appropriée. Dans le cas ou il n’y a “Aucun remplissage”, appliquez la couleur de police “Blanc, Arrière-plan 1”.

Le tour est joué, le texte préalablement saisi ou que vous allez saisir n’apparaîtra pas.

Outlook 2007 : gérer les flux RSS

Si le billet précédent vous à plus, je vous propose d’en découvrir plus sur les flux RSS et la manière de les gérer dans Outlook 2007 à travers cette formation Microsoft gratuite et en ligne.

Cliquez sur le lien pour suivre la formation :

• Outlook et RSS : Des informations Internet reçues directement dans votre boîte aux lettres

Outlook 2007 : comment se désabonner d’un flux RSS

Qu’est ce qu’un flux RSS

Un “Flux RSS” (en anglais Really Simple Syndication Feed) est un outil mis à la disposition des Internautes, par les administrateurs de sites Web, afin de leurs permettre de rester informer des différentes mises à jours du site.

Ce procéder simple, basé sur un fichier XML, permet donc à un abonné (au flux) d’être alerter en temps réelle d’éventuelles modifications et de récupérer dynamiquement de l’information sans avoir à accéder à chaque fois au site.

Comment savoir si un site propose un abonnement à un flux RSS?

la présence dans un site de l’icône, à votre gauche, indique qu’un flux RSS est mis à votre disposition; il suffit de cliquer dessus pour lancer le processus d’abonnement.

Pourquoi Outlook?

A partir de la version 2007 Outlook vous avez la possibilité de télécharger les différents flux RSS auxquels vous êtes abonnés cela vous permet une meilleur organisation et une meilleur navigation et surtout de les consulter hors connexion.

Se désabonner d’un flux

Au fil du temps vous allez vous retrouver avec beaucoup de flux certains intéressant et d’autres beaucoup moins que vous souhaiterez peut-être supprimer. Pour cela,

1. Cliquez sur le menu “Outils” puis sur “Paramètres du compte…”.
2. Dans la boîte de dialogue “Paramètres du compte” cliquez sur l’onglet “Flux RSS”.
3. Sélectionnez, dans la liste, le flux que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.
4. Un boîte de dialogue de confirmation s’affiche, cliquez sur le bouton “Oui” pour valider la suppression.

Office 2010 : la bêta disponible en français pour tout le public

Voilà, comme prévu, Microsoft a mis à la disposition du grand public la bêta d’Office 2010 en version française.

Si vous souhaitez l’évaluer rendez-vous sur les pages suivantes:

• Espace Office sur MSDN
• Espace Office sur TechNet
• et bien sûr Backstage 2010 le blog Office 2010

Office 2010 : disponibilité de la bêta pour les abonnés MSDN et TechNet Plus

Le site Microsoft France a annoncé la disponibilité depuis hier et en exclusivité de la bêta française d’Office 2010 édition Professionnel Plus en 32 et 64 bits pour les abonnés MSDN et TechNet Plus.

Pour les non abonnés (dont je fait partie) il faudra attendre deux autres jours afin de pouvoir la télécharger.

Rendez-vous donc sur les espaces suivantes:

• Espace Office sur MSDN
• Espace Office sur TechNet
• et bien sûr Backstage 2010 le blog Office 2010

Outlook : comment insérer une image dans le corps de votre message

Il arrive que vous ayez besoin d’agrémenter votre message par une illustration lorsque par exemple vous voulez commenter le résultat d’une procédure par une capture d’écran de la boîte de dialogue du paramétrage après mise en œuvre.

Pour cela rien de plus simple, vous pouvez directement coller l’image à partir du presse-papiers.

Si celle-ci est enregistrée sur votre disque, insérez la en procédant comme suit:

1. Sous Outlook 2007:

Allez sur l’onglet “Insertion” et dans le groupe “Illustrations” cliquez sur le bouton “Image”.

2. Sous Outlook 2003:

Dans le menu “Insertion”, développez le sous menu “Image” puis dans la liste, cliquez sur la commande “A partir du fichier…”

Vous avez également la possibilité d’insérer votre image à partir de la bibliothèque “Clipart”

Excel : raccourcis clavier pour la saisie d’une fonction

J’ai le plaisir de vous transmettre quelques raccourcis claviers sur lesquels je suis tombé en parcourant la newsletter de “Carol A. Bratt”. Les quatre raccourcis que je vais donc vous présenter, concerne l’insertion de fonctions dans “Excel” et la saisie de leurs arguments.

1. Afficher la boîte de dialogue "Insérer une fonctions"

Dans une cellule vide, utilisez la combinaison de touches " MAJ + F3 "

2. Afficher la boîte de dialogue "Arguments de la fonction"

Dans une cellule contenant une fonction, utilisez la combinaison de touches " MAJ + F3 "

3. Insérer une nouvelle formule dans une cellule en utilisant la boîte de dialogue "Arguments de la fonction":

1. Dans une cellule vide, tapez le signe " = " (égale).
2. Saisissez votre le nom de la fonction que vous souhaitez utilisez, ex. "somme".
3. Utilisez la combinaison de touches " CTRL + A "

4. Insérer une nouvelle formule en faisant apparaître la syntaxe et les arguments de la fonction directement dans la cellule :

1. Dans une cellule vide, tapez le signe " = " (égale).
2. Saisissez votre le nom de la fonction que vous souhaitez utilisez suivi d'une parenthèse ouverte, ex. " somme( ".
3. Utilisez la combinaison de touches " CTRL + MAJ + A "

______________

Ces raccourcis s’applique à partir de la version 97 jusqu’à la version 2007 d’Excel.

OneNote : insérer un retour à la ligne dans la cellule d’un tableau

Il suffit pour insérer un retour à la ligne dans une cellule d’un tableau OneNote quand cette cellule est dans la première colonne ou qu’il existe une ligne en dessous de faire “ENTRER” à la fin de votre phrase.

Maintenant si vous êtes positionné sur la dernier cellule du tableau et que vous faites “ENTRER” une nouvelle ligne de tableau est insérer.

Comment faire alors pour insérer un retour à la ligne dans cette même cellule sans générer une nouvelle ligne de tableau ?

C’est tout simple, utilisez la combinaison de touches “ALT+ENTRER”

Excel : Comment doubler les nombres d’une colonne

Je vous invite à découvrir (ou redécouvrir) une fonctionnalité somme toute basic qui pourrait vous rendre de grand service. Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'effectuer une opération arithmétique de base lors de la copie de données numériques contenues dans une colonne.

Un exemple concret

Vous souhaiteriez doubler les valeurs de la colonne « A » ci-dessous dans la colonne « B » sans garder trace de la formule

	A	è	B
1	2		4
2	5,3		10,6
3	2/5		0,8

Comment faire ?

1. Saisissez les valeurs de la colonne « A »
   

1. Dans la colonne « B » saisissez le nombre « 2 »
   
2. Sélectionnez les cellules «A1:A3»
   
3. Exécuter la commande « Copier » en utilisant, par exemple, la raccourci clavier « CTRL+C »
   
4. Sélectionnez les cellules «B1:B3»
   
5. Exécuter la commande « Collage spécial » à partir du menu contextuel des cellules (clic droit sur les cellules sélectionnées)
   
6. Dans la boîte de dialogue « Collage spécial » sous la rubrique « Opération », choisissez l'option « Multiplication »
   
7. Cliquez sur le bouton « Ok » et le tour est joué, le contenu collé est le double de celui de la colonne « A »
   

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Mots Clés : Excel ; Trucs et astuces

PowerPoint 2007 : Masquer/Afficher les objets d’une diapositive

Je vous propose de découvrir une fonctionnalité apparue avec la version 2007 de PowerPoint. Cette fonctionnalité, que je trouve très utile, faisait défaut à cette application qui en avait grand besoin.

En quoi consiste cette fonctionnalité ?

La fonctionnalité « Afficher/Masquer un objet » vous offre la possibilité, comme son nom l'indique, de masquer un objet sur une diapositive ou alors de le rétablir, c'est-à-dire d'afficher un objet masqué.

Quelle est son utilité ?

Cette fonctionnalité va vous permettre de vous concentrer sur l'objet que vous voulez mettre en forme ou animer en masquant les autres éléments qui pourraient éventuellement encombrer celui sur le quel vous êtes entrain de travailler. Je vous avoue qu'il m'est souvent arrivé de déplacer des objets qui m'encombraient hors de ma diapositive pour revenir, par la suite, les y remettre, le hic c'est qu'on ne les remet que très rarement à leur place initiale.

Comment y accéder ?

Cette commande est accessible à du volet « Sélection et Visibilité » que vous pouvez afficher en cliquant sur la commande « Volet sélection » de la liste « Sélectionner » du groupe « Modification » de l'onglet « Accueil »

Comment l'utiliser ?

Le volet « Sélection et visibilité » affiche la liste des objets existant sur la diapositive en cours. Ces objets sont aussi les espaces réservés de la diapositive, que les images, vidéos, diagrammes et autres formes insérés sur la diapositive.

A droite du nom de chaque objet, figure une case représentée car un œil quand l'objet est affiché et vide lorsque celui-ci est masqué.

Pour masqué l'objet, cliquez sur l'œil ; pour l'afficher à nouveau, cliquez sur la case vide.

Démonstration en vidéo

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Mots clés : PowerPoint 2007 ; Trucs et astuces ; Affichage

Word : mes images ne s’affichent pas (ou plus) !

Depuis deux ou trois jours, je n'arrive plus à visualiser les images que j'insère dans mes documents Word. Si vous avez le même problème voici comment y remédier.

Comment faire ?

Sous Word 2007 :

1. Cliquez sur le bouton « Office » puis cliquez sur le bouton « Options Word »
   
2. Dans le volet de navigation, à gauche dans la boîte de dialogue « Options Word », cliquez sur la rubrique « Options avancées »
   
3. Dans le volet de droite, faites défilé jusqu'à la section « Afficher le contenu du document »
   
4. Dans la liste des options, décochez la case « Afficher les espaces pour images »
   

Sous Word 2003 ?

1. Cliquez sur le menu « Outils » puis cliquez sur la commande « Options »
   
2. Dans la boîte de dialogue « Options », positionnez-vous sur l'onglet « Affichage »
   
3. Sous la section « Affichage », décochez la case « Espaces pour images »
   

Pourquoi masquer les images ?

Mais au fait à quoi peut bien servir cette fonctionnalité ; est bien, elle a pour effet de facilité le défilement du document (en remplaçant tout graphique et image par un cadre vide représentant l'espace qu'il occupe). Cela permet également à une personne de ne se préoccuper que du texte et ainsi de mieux se concentrer dessus.

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Mots clés : Word ; Image ; Trucs et astuces

Les visionneuses Office

Qu'est ce qu'une visionneuse ?

Une visionneuse (Viewer en anglais) est une application qui vous permet de visualiser un document enregistrer dans un format spécifique sans que vous ne disposiez de l'application qui permet de le créé.

Bien sûr il ne vous sera pas possible d'éditer (apporter des modifications) à ce document, vous pourrez au plus l'imprimer ou extraire une partie de son contenu par copier/coller.

Une des visionneuses les plus célèbres est « Adobe Reader » qui vous offre la possibilité d'afficher un document « .pdf » sans disposer de l'application qui a servie à le rédiger (Adobe Acrobat ou Word).

Les visionneuses Office

La suite Office Système dispose de ses propres visionneuses, celles-ci vont vous permettre d'afficher et de parcourir des documents « Word », des classeurs « Excel », des schémas « Visio » et des présentations « PowerPoint ».

Les versions des visionneuses évoluent au même titre que les versions d'Office et bénéficient également de mises à jour voir même de services packs. Celles-ci sont également disponibles dans différentes langues.

Les visionneuses sont-elles gratuites ?

Oui vous pouvez télécharger et installer les visionneuses gratuitement à condition quelles soient compatible avec votre version du système d'exploitation.

Liste des visoinneuses

Le tableau ci-dessous vous propose les dernières versions de visionneuses Office en vous indiquant plusieurs informations importantes à savoir :

Les versions des fichiers et les systèmes d'exploitations pris en charge, la date de publication, la version du fichier ainsi que la disponibilité de SP. Vous disposez également de liens vers la page de téléchargement.

Application	Langue	Versions prises en charge	Système Exploitation pris en charge	Version du fichier	Date de publication
PowerPoint	FR	97 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.4518.1014	10/11/2006
SP1 PPT	FR			12.0.6215.1000	08/12/2007
Visio	FR	5.0 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.4518.1014	14/11/2006
SP2 Visio	FR			12.0.6415.1000	24/04/2009
Word	FR	2000 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.6038.3000	26/09/2007
Excel	FR	97 à 2007	XP SP2 Vista WS2003 SP1	12.0.6320.5000	15/12/2008

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Mots Clés : Office 2007 ; Visionneuses ; Ressources

Mise à jour et Service Pack

Qu'est ce qu'une mise à jour?

Une mise à jour (ou correctif) est un une portion de code qui va permettre soit de corriger une faille de sécurité (Securer.com), soit de corriger une erreur de fonctionnement de l'application ou encore d'apporter des améliorations à celle-ci. Ces correctifs sont généralement disponibles et proposés en téléchargement sur le site du fournisseur de votre logiciel.

Chaque éditeur de logiciels recommande à ces clients de télécharger régulièrement les mises à jour de sécurité et de faire une mise à jour à chaque installation du produit. Ainsi chez Microsoft, il existe un site « Microsoft Updates » via une application « Windows Updates » qui permet de mettre à jour votre système d'exploitation et les applications Microsoft dont vous disposés.

Qu'est ce qu'un Service Pack ?

Un Service Pack est le regroupement de plusieurs correctifs en un seul package installable en une seule opération. Les différents éditeurs de logiciels publient des Services Packs lorsque le nombre de mises à jour devient important (environ une centaine pour Microsoft).

L'installation d'un service pack est plus simple et rapide que l'ajout successif de nombreux petits correctifs surtout quand, par exemple, on doit mettre à jour de nombreux ordinateurs sur un réseau d'entreprise.

Un service pack peut être incrémentiel, c'est-à-dire qu'il ne contient que les correctifs qui n'étaient pas présents dans les précédentes versions du service pack, mais il est le plus souvent cumulatif, c'est-à-dire qu'il contient les nouveaux correctifs + les anciens.

Habituellement, les services packs sont numérotés et appelés SP1, SP2 etc.

Les mises à jour et Services Packs sont-ils gratuits ?

Les mises à jour et services packs sont disponibles gratuitement pour les détenteurs de logiciels authentiques (non piratés)

Services Pack et versions d'Office⁽¹⁾

Version d'Office	Dernier SP publié	Date de publication
2007	SP2	04/24/2009
2003(*)	SP3	09/17/2007
XP (2002)	SP3	03/30/2004
2000	SP3	13/11/2002

(*) Un SP4 a été publié pour l'application Outlook 2003 with business contact manager

Jusqu'à quand les mises à jour Office ?

Après une petite visite sur le Centre de téléchargement Microsoft⁽¹⁾, il semble, pour les quatre versions du produit, que des mises à jour sont encore publiées.

Ainsi la dernière mise à jour de sécurité pour les versions 2000 et XP date du 08/06/2009 et que la dernière mise à jour de sécurité pour les versions 2003 et 2007 date du 02/09/2009.

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(1) informations valide à la date de publication du présent billet (08/10/09)

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Mots clés : Office ; Ressources ; Présentation

PowerPoint : Afficher, lors du diaporama, une diapositive masquée

Lors d'un précédent billet, je vous ai présenté la fonctionnalité qui permet de masquer une diapositive afin que celle-ci n'apparaisse pas lors de la projection du diaporama. Dans celui-ci, nous allons voir comment afficher cette diapositive malgré le fait quelle soit masquée.

Afin d'afficher, lors du diaporama, une diapositive masquée, vous avez deux possibilités.

1. Cette première méthode s'applique quelque soit votre position dans la projection, pour cela :
   
   1. Faites un clic droit sur la diapositive en cour (vous pouvez aussi cliquez sur le bouton en forme de diapositive qui apparaît à gauche du bouton « Suivant » dans le coin inférieur gauche de l'écran)
      
   2. Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur la commande « Aller à »
      
   3. Dans la liste des diapositives, cliquez sur le titre de la diapositive masquée. Celle-ci se distingue des autres par le fait que son numéro est entre parenthèses.
      
2. Pour ce qui est de la deuxième méthode, vous devez être sur votre diaporama au niveau de la diapositive précédent celle qui est masquée,
   
   1. Pour l'afficher il suffi alors de taper sur la lettre « m » (lettre « h » si votre application est en anglais) et au lieu de sauter et de passer la diapositive masquée celle-ci est affichée à l'écran.
      

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Mots clés : PowerPoint ; Projection ; Diaporama

PowerPoint : Masquer une diapositive

Supposons que vous avez réalisé une présentation à l'attention d'un public bien précis. Quelque temps après vous souhaitez réutiliser cette présentation pour un autre public, seule différence, certaines diapositives ne doivent pas être présentées à (visionnées par) cette nouvelle audience.

Afin de réaliser cela, vous avez la possibilité, dans PowerPoint, de masquer une ou plusieurs diapositive, celles-ci ne s'afficheront pas lors du diaporama mais resteront toujours accessibles en mode création.

Pour cela :

• A partir du volet de navigation « Diapositives » ou de l'affichage « Trieuse de diapositives »,
  
• Faites un clic droit sur la diapositive à masquer,
  
• Choisissez, dans le menu contextuel qui apparaît, la commande « Masquer la diapositive ».
  

C'est fait la diapositive est maintenant masquée, on la reconnait, parmi les autres, car son numéro apparaît dans un rectangle barré. Dans la version 2007, la diapositive apparaît, en plus, semi-transparente dans le volet de navigation « Diapositives ».

L'avantage de cette méthode est que cela vous évites d'avoir deux présentations différentes.

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Mots clés : PowerPoint ; Projection ; Diaporama

Office 2007 : vidéos gratuites d’initiation en anglais

Au fil de ma navigation je suis tombé sur une page du site de la société « Brainstorm Inc. », un partenaire Microsoft, sur laquelle il propose des vidéos de formation pour les différentes applications de la suite Office 2007 que je trouve pas mal du tout. Seul hic, éventuellement, elles sont en anglish.

Pour visualiser ces vidéos suivez le lien :

http://www.brainstorminc.com/cbt/microsoft/index.html

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Mots clés : Office 2007 ; Vidéo ; Ressources

Excel : Comment forcer du texte dans une cellule

Dans une cellule dès que vous saisissez une valeur numérique ou un opérateur arithmétique, Excel interprète cela automatiquement comme un nombre ou une formule.

Seulement il arrive que vous vouliez par exemple :

• Afficher une formule en plein texte à titre indicatif
  
• Saisir un numéro de téléphone avec un zéro non significatif à gauche ou encore le signe « + » pour indiquer l'indicatif du pays
  

Dans ce genre de situation, comment faire en sorte qu'Excel reconnaisse votre saisie comme texte.

C'est très simple, il suffit de faire précéder votre saisie par une apostrophe, celle-ci ne sera visible que dans la barre de formule est reconnaîtra toute le reste de votre saisie comme du texte.

Essayez donc en A1 de saisie : '+ 543 - 654 - 612

Au lieu d'un résultat vous voyez c'est le texte saisit qui s'affiche.

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Mots Clés : Office 2003 ; Office 200 ; Excel ; Format

Word 2007 : Désactiver la mini barre d’outils

Avant d'aller plus loin juste un petit rappel

Qu'est ce que la mini barre d'outils ?

La mini barre d'outils est une barre d'outils qui apparaît lorsque vous survolez à l'aide de la souris un texte que vous avez sélectionné dans Word 2007.

Elle contient les fonctionnalités de mise en forme les plus utilisées et vous permet ainsi de gagner tu temps lorsque vous souhaitez les appliquées.

Ça c'est en théorie car pour m'a part je ne me suis pas encore habitué à cette mini barre d'outils et j'oublie qu'elle est disponible et la vois disparaître à chaque fois.

Voulant bien faire et me forçant à l'utiliser, je me retrouve à chaque fois à faire clique droit pour la faire réapparaître afin de sélectionner une de ses fonctionnalités.

Si comme moi cette situation vous incommode, vous avez la possibilité de la désactiver tout simplement se qui fait que lorsque vous survolerez du texte sélectionné vous ne la verrez plus apparaître.

Désactiver la mini barre d'outils :

Pour cela procéder comme suit :

• Cliquez sur le bouton « Office »
  
• Cliquez sur le bouton « Options Word »
  
• Dans la boîte de dialogue « Options Word », sélectionnez dans le volet gauche « Volet de navigation » la rubrique « Standard ». Par défaut, c'est cette rubrique qui est sélectionnée.
  
• Sous la section « Options courantes à utiliser avec Word », désactivez la case à cocher « Afficher la mini barre d'outils lors de la sélection »
  
  
  
• 
  

PS : La mini barre reste accessible en faisant un clique droit sur le texte sélectionné.

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Mots clés : Office 2007 ; Word ; Paramétrage

Word 2010 : Options de partage de document

Word dans sa version 2010 offrira des options de partage de documents assez intéressantes, la vidéo ci-dessous vous en donne un bref aperçus.



Bon visionnage

Groove 2010 ne sera pas, il sera remplacé par SharePoint Workspace 2010

Avec cette nouvelle version d'Office (la version 2010), Groove change de nom pour s'appeler « SharePoint Workspace 2010 ».

La vidéo ci-dessous en français, nous fait découvrir ce que nous offrira cette application comme fonctionnalités

Bon visionnage

Les cinq éditions d'Office 2010

Dans cette vidéo M. Takeshi Numoto nous explique que la gamme Office 2010 va être simplifier en passant de 08 à 05 éditions.

Pour résumer le résumé les 05 éditions seront:
+ Microsoft Office Home and Student 2010 (Famille et étudient)
+ Microsoft Office Home and Business 2010 (Famille et petite entreprise)
+ Microsoft Office Standard 2010 (Offre d'entrée de gamme)
+ Microsoft Office Professional 2010
+ Microsoft Office Professional Plus 2010 (Offre la plus complète)

Excel 2010 : 100 millions de lignes et des tableaux de bord en quelques clics

Parcourez le résumé de Jérôme Loridan qui relate la présentation faite par Bob Muglia expliquant les nouvelles possibilités d'Excel 2010 autour du décisionnel (BI).

En quelques points :

• Plus de 100 millions de lignes, avec la version 2007 ont été déjà passé à 1 million.
  
• Réalisation de tableau de bord en quelques clics.
  
• Possibilité d'interagir avec le tableau de bord via des « Slicers »
  

Pur en savoir plus : http://blogs.technet.com/backstage_2010/archive/2009/07/14/en-direct-de-la-wpc-jour-2-excel-2010-fait-son-show.aspx

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Mots clés : Nouveauté ; Excel 2010

Site et Blog officiels Office 2010

Bonjour amis francophone,

Pour ceux d'entrevous qui s'intéressent à la future nouvelle version d'Office « Office 2010 » et ont besoin de l'info en français, voici deux adresses fortes intéressantes :

Le site officiel : http://www.microsoft.com/france/office/2010/office-2010.mspx

Et le blog officiel : http://blogs.technet.com/backstage_2010/

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Mots clés : Office 2010

Nouveautés Excel 2010 : Des lignes de tendances dans vos cellules

Dans cette démonstration de Patrick Guinomet, Expert Technique, vous allez découvrir l'une des nouveautés Excel 2010 qui permet d'afficher une ligne de tendance dans une cellule afin de représenter graphiquement le contenu des cellules qui lui sont adjacentes. Très intéressante fonctionnalité qui permettra d'avoir une plus grande appréciation d'une série de valeurs numériques.

Pour en savoir plus : http://blogs.technet.com/backstage_2010/archive/2009/07/15/premi-re-d-mo-excel-2010-en-fran-ais-les-lignes-de-tendances-sparkline.aspx

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Mots clés : Nouveauté ; Excel 2010 ; Vidéo