Access : Présentation de Microsoft Office Access

Qu'est ce que Microsoft Office Access?

L'application "Microsoft Office Access" communément appelée "Access" est un "SGBDR" qui veut dire "Système de Gestion de Base de Données Relationnelles" ; elle fait partie de la gamme de produits "Bureautique". C'est donc un programme destiné aussi bien aux "Utilisateurs de l'informatique" (IT Workers) qu'aux "Professionnels de l'informatique" (IT Professionnals) mais attention, cela n'exclus pas le fait que ceux-ci doivent avoir un minimum de notions sur les bases de données

Qu'est ce qu'un SGBDR?

Un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles est un ensemble d’applications qui va offrir la possibilité non seulement de gérer une ou plusieurs bases de données relationnelles mais aussi de les créées.

On entend par gestion tout ce qui est en relation avec la manipulation des données, c'est-à-dire, modifier ou supprimer des données existantes, ajouter de nouvelles données et surtout interroger vos données afin de les analysées.

La partie création commence par la conception de votre base de données puis la construction des différents éléments dont vous allez avoir besoin afin de contenir l'information, de la manipuler et de la visualiser.

un SGBDR permet également à d’autres application de venir récupérer des données contenues sur l’une des bases de données qu’il gère. Ainsi vous avez la possibilité de vous connecter à partir d’Excel à Access et de récupérer les informations d’une base de données à travers une requête.

Qu'est ce qu'une base de données ?

Une base de données est une réflexion et une schématisation de l'information qui permet de regrouper et de rassembler des données relative à un même sujet.

Sur le plan physique, une bases de données c’est un ensemble d'objet qui vont servir à structurer, contenir vos données et faciliter leur manipulation dont la finalité est de stocker de l’information pour pouvoir la réutilisé.

Qu'est ce qu'une base de données relationnelles?

Quand on parle de Base de Données Relationnelles cela signifie que la réflexion et la schématisation est basée sur un concept qui s’appelle le “Modèle relationnel” qui est le plus utilisée de nos jours. Grosso modo, au lieu d'avoir un seul objet pour contenir vos données vous aller vous retrouvez avec plusieurs objets contenant des parties bien spécifiques de l'information mais pouvant être mis en relation les uns avec les autres.

Cette architecture ou manière de structurer et d’organiser vos données , si elle est correctement mises en œuvre, vous apporte des avantages parmi lesquels :

• Evite la répétition de données semblables
• Gain d'espace disque
• Facilite la gestion de vos données

Ressources

Pour en savoir plus sur …

• Microsoft Office Access (Wikipédia)
• Base de données (Wikipédia)
• Base de données relationnelles (Wikipédia)
• Système de gestion de base de données relationnelles (Wikipédia)

Excel : Comment afficher le contenu masqué d’une cellule

Lors de précédentes publications, je vous ai présenté deux manières permettant de cacher (ou masquer) le contenu d’une cellule.

Méthode 01 et Méthode 02

Mais comment faire alors si vous avez besoin de modifier ce contenu ou, tout simplement, le vérifier.

Il vous suffit, tout juste, de sélectionner la cellule en question, son contenu s’affiche alors dans la “Barre de formule”. Bien entendu, si vous avez saisi une formule, au lieu d’un nombre ou d’un texte, c’est la formule qui s’affichera et non pas son résultat.

Office 2010 : nouvelles icônes pour les applications

je vous invite à découvrir les nouvelles icônes des principales applications de la Suite Office 2010.

C’est en même temps une occasion pour tester la fonctionnalité “Album photo”

Afficher l'album en entier

Excel : Comment cacher le contenu d’une cellule (2/2)

Lors d’un précédent poste, je vous est décrit une première méthode permettant de masquer le contenu d’une cellule, dans celui-ci je vais vous en présenter une seconde.

Deuxième méthode : utiliser un format personnalisé.

Afin de cacher (masquer) le contenu d’un cellule Excel vous pouvez appliquer le format personnalisé “ ;;; ” (trois (03) point-virgules successifs).

Pour appliquer ce format personnaliser vous devez procéder comme suit:

1. Commencez par sélectionner la ou les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format.
2. Afficher la boîte de dialogue “Format cellule”; le plus simple reste encore le raccourci clavier “ CTRL + 1 ”.
3. Dans l’onglet “ Nombre “ sélectionner la catégorie “ Personnalisé “.
4. Dans la zone de texte “ Type “ saisissez les trois (03) point-virgules, puis valider en cliquant sur le bouton “ OK ”

Avec cette méthode peut importe la couleur de remplissage et celle de la police.

Excel : comment cacher le contenu d’une cellule (1/2)

En parcourant le Web ce matin, je suis tombé sur une astuce qui pourrait être très intéressante, comment cacher, ou plutôt masquer, le contenu d’une cellule Excel.

Je vous propose dans ce billet d’explorer une première méthode.

Première méthode : jouer sur la couleur

intuitivement, il vous viendra à l’esprit d’applique à la couleur de la police de caractère de la cellule la même couleur que celle du remplissage de la cellule, ce qui donne le résultat escompté.

Pour cela,

• Commencez d’abord par sélectionnez la cellule dont vous souhaitez masquer le contenu.
• Ensuite, sélectionnez, dans le “Ruban”, l’onglet “Accueil” puis, dans le groupe “Police”, cliquez sur la liste déroulante du bouton “Couleur de remplissage” afin de vous assurer de la couleur de remplissage de la cellule ou d’en appliquer une autre. Dans notre cas, il n’y a “Aucun remplissage”.

• Cliquez ensuite sur la liste déroulante du bouton “Couleur de police” situé juste à droite du précédent bouton et appliquez la couleur appropriée. Dans le cas ou il n’y a “Aucun remplissage”, appliquez la couleur de police “Blanc, Arrière-plan 1”.

Le tour est joué, le texte préalablement saisi ou que vous allez saisir n’apparaîtra pas.

Outlook 2007 : gérer les flux RSS

Si le billet précédent vous à plus, je vous propose d’en découvrir plus sur les flux RSS et la manière de les gérer dans Outlook 2007 à travers cette formation Microsoft gratuite et en ligne.

Cliquez sur le lien pour suivre la formation :

• Outlook et RSS : Des informations Internet reçues directement dans votre boîte aux lettres

Outlook 2007 : comment se désabonner d’un flux RSS

Qu’est ce qu’un flux RSS

Un “Flux RSS” (en anglais Really Simple Syndication Feed) est un outil mis à la disposition des Internautes, par les administrateurs de sites Web, afin de leurs permettre de rester informer des différentes mises à jours du site.

Ce procéder simple, basé sur un fichier XML, permet donc à un abonné (au flux) d’être alerter en temps réelle d’éventuelles modifications et de récupérer dynamiquement de l’information sans avoir à accéder à chaque fois au site.

Comment savoir si un site propose un abonnement à un flux RSS?

la présence dans un site de l’icône, à votre gauche, indique qu’un flux RSS est mis à votre disposition; il suffit de cliquer dessus pour lancer le processus d’abonnement.

Pourquoi Outlook?

A partir de la version 2007 Outlook vous avez la possibilité de télécharger les différents flux RSS auxquels vous êtes abonnés cela vous permet une meilleur organisation et une meilleur navigation et surtout de les consulter hors connexion.

Se désabonner d’un flux

Au fil du temps vous allez vous retrouver avec beaucoup de flux certains intéressant et d’autres beaucoup moins que vous souhaiterez peut-être supprimer. Pour cela,

1. Cliquez sur le menu “Outils” puis sur “Paramètres du compte…”.
2. Dans la boîte de dialogue “Paramètres du compte” cliquez sur l’onglet “Flux RSS”.
3. Sélectionnez, dans la liste, le flux que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.
4. Un boîte de dialogue de confirmation s’affiche, cliquez sur le bouton “Oui” pour valider la suppression.

Office 2010 : la bêta disponible en français pour tout le public

Voilà, comme prévu, Microsoft a mis à la disposition du grand public la bêta d’Office 2010 en version française.

Si vous souhaitez l’évaluer rendez-vous sur les pages suivantes:

• Espace Office sur MSDN
• Espace Office sur TechNet
• et bien sûr Backstage 2010 le blog Office 2010

Office 2010 : disponibilité de la bêta pour les abonnés MSDN et TechNet Plus

Le site Microsoft France a annoncé la disponibilité depuis hier et en exclusivité de la bêta française d’Office 2010 édition Professionnel Plus en 32 et 64 bits pour les abonnés MSDN et TechNet Plus.

Pour les non abonnés (dont je fait partie) il faudra attendre deux autres jours afin de pouvoir la télécharger.

Rendez-vous donc sur les espaces suivantes:

• Espace Office sur MSDN
• Espace Office sur TechNet
• et bien sûr Backstage 2010 le blog Office 2010

Outlook : comment insérer une image dans le corps de votre message

Il arrive que vous ayez besoin d’agrémenter votre message par une illustration lorsque par exemple vous voulez commenter le résultat d’une procédure par une capture d’écran de la boîte de dialogue du paramétrage après mise en œuvre.

Pour cela rien de plus simple, vous pouvez directement coller l’image à partir du presse-papiers.

Si celle-ci est enregistrée sur votre disque, insérez la en procédant comme suit:

1. Sous Outlook 2007:

Allez sur l’onglet “Insertion” et dans le groupe “Illustrations” cliquez sur le bouton “Image”.

2. Sous Outlook 2003:

Dans le menu “Insertion”, développez le sous menu “Image” puis dans la liste, cliquez sur la commande “A partir du fichier…”

Vous avez également la possibilité d’insérer votre image à partir de la bibliothèque “Clipart”

Excel : raccourcis clavier pour la saisie d’une fonction

J’ai le plaisir de vous transmettre quelques raccourcis claviers sur lesquels je suis tombé en parcourant la newsletter de “Carol A. Bratt”. Les quatre raccourcis que je vais donc vous présenter, concerne l’insertion de fonctions dans “Excel” et la saisie de leurs arguments.

1. Afficher la boîte de dialogue "Insérer une fonctions"

Dans une cellule vide, utilisez la combinaison de touches " MAJ + F3 "

2. Afficher la boîte de dialogue "Arguments de la fonction"

Dans une cellule contenant une fonction, utilisez la combinaison de touches " MAJ + F3 "

3. Insérer une nouvelle formule dans une cellule en utilisant la boîte de dialogue "Arguments de la fonction":

1. Dans une cellule vide, tapez le signe " = " (égale).
2. Saisissez votre le nom de la fonction que vous souhaitez utilisez, ex. "somme".
3. Utilisez la combinaison de touches " CTRL + A "

4. Insérer une nouvelle formule en faisant apparaître la syntaxe et les arguments de la fonction directement dans la cellule :

1. Dans une cellule vide, tapez le signe " = " (égale).
2. Saisissez votre le nom de la fonction que vous souhaitez utilisez suivi d'une parenthèse ouverte, ex. " somme( ".
3. Utilisez la combinaison de touches " CTRL + MAJ + A "

______________

Ces raccourcis s’applique à partir de la version 97 jusqu’à la version 2007 d’Excel.

OneNote : insérer un retour à la ligne dans la cellule d’un tableau

Il suffit pour insérer un retour à la ligne dans une cellule d’un tableau OneNote quand cette cellule est dans la première colonne ou qu’il existe une ligne en dessous de faire “ENTRER” à la fin de votre phrase.

Maintenant si vous êtes positionné sur la dernier cellule du tableau et que vous faites “ENTRER” une nouvelle ligne de tableau est insérer.

Comment faire alors pour insérer un retour à la ligne dans cette même cellule sans générer une nouvelle ligne de tableau ?

C’est tout simple, utilisez la combinaison de touches “ALT+ENTRER”