PowerPoint 2003 : création d’un package pour CD-ROM

Je suis tombé hier sur une formation Microsoft Office en ligne très intéressante et constituée de quatre partie.

 

Si vous désirez apprendre à créer un package de votre présentation pour CD-ROM, comprendre qu’elle en est l’utilité et les possibilités que cela pourrait vous apporter, je vous invite à suivre le dernier volet de la formation “Bon sang, mais bien sûr ! Fonctionnalités incontournables de PowerPoint”.

Pour ceux qui souhaiterez commencer la formation à partir du début, c’est par ici.

Nota bene:

Cette formation se base sur la version 2003 du produit mais la fonctionnalité existe dans les deux versions 2003 et 2007.

PowerPoint 2003 : Créer un sommaire automatique

Parmi les best practices PowerPoint, la création d'un sommaire figure en bonne place. Seulement, si vous ne vous y êtes pas pris de bonne heure cela risque d'être fastidieux.

Heureusement, PowerPoint dans sa version 2003 vous propose une fonctionnalité permettant justement de créer une diapositive de résumé.

Quel en est le principe?

Le programme parcours en ensemble de diapositives , récupère le titre de chacune et les insère comme points dans une nouvelle diapositive.

Comment procéder?

1. Activez le mode d’affichage “Trieuse de diapositives”
2. Sélectionnez les différentes diapositives à inclure dans le résumé en utilisant la combinaison touche “CTRL” enfoncé + clique gauche de souris.
3. Cliquez sur le bouton "Diapositive de résumé"
   

Résultat

Une diapositive, intitulé "Diapositive de résume", apparaît alors avant la première diapositives du groupe sélectionnées avec les différents titres comme points contenus dans celle-ci.

Avantages

Cette fonctionnalité vous permet d’insérer ainsi non pas un seul sommaire mais plusieurs. ceci permet d’avoir un sommaire principale et des sommaires secondaires par exemple.

Inconvénients

En comparaison avec ce que fait le sommaire automatique dans Word, cette fonctionnalité ne permet pas automatiquement de:

• Ajouter le numéro de la diapositive correspondant à chaque points.
• Ajouter un lien vers les diapositives.

 

Nota bene :

Cette fonctionnalité n’existe plus dans la version 2007 de PowerPoint.

PowerPoint : Définir la taille des diapositives

Si vous souhaitez définir ou appliquer une taille bien précise aux diapositives de votre présentation PowerPoint, voici la manière de procéder aussi bien avec la version 2003 que la version 2007 de l’application:

Comment faire?

1. Afficher la boîte de dialogue “Mise en page”

    - Sous PowerPoint 2007

• Sélectionnez l’onglet “Création” puis dans le groupe “Mise en page”, cliquez sur le bouton “Mise en page”

    - Sous PowerPoint 2003

• Dans le menu “Fichier”, cliquez sur la commande “Mise en page…”

2. Définir la taille, pour cela vous avez deux possibilités

• Dans la liste déroulante "Diapositives dimensionnées pour:", sélectionnez une des tailles prédéfinies
• Vous avez aussi la possibilité de définir une taille personnalisée en saisissant directement la largeur et la hauteur à attribuer aux diapositives dans les zones "Largeur:" et "Hauteur:"

PowerPoint 2003 : Afficher les commentaires du présentateur

Avec la version 2003 de PowerPoint, vous avez la possibilité d’afficher, pendant le “Diaporama”, les commentaires saisis dans le volet “Commentaires” lors de la création de votre présentation.

Comment faire ?

1. Pendant le Diaporama, faites un clique droit sur la diapositive en cours.
2. Dans le menu contextuel qui s’affiche cliquez sur le sous menu “Ecran” puis cliquez sur la commande “Commentaires du présentateur…”.

• Ceci fait apparaître la boîte de dialogue “Commentaires du présentateur”, elle affiche les commentaires saisis dans le volet “Commentaires” de la diapositive en cours.

• Si vous passez à une autre diapositive, la boîte de dialogue affichera alors les commentaires saisis sur cette diapositive.

 

Nota Bene :

Cette fonctionnalité n’est plus accessible de cette manière dans la version 2007 par contre vous pouvez utilisez le “Mode présentateur” (à venir)

Excel : répéter l’en-tête d’un tableau

Présentation

Vous avez un tableau Excel qui s’étend sur plusieurs pages comment faire pour qu’en début de chaque page l’en-tête de votre tableau soit répété.

Pour répondre à cette question, je vais d’abord vous afficher la feuille d’une classeur Excel qui pourrait correspondre à cette situation

l’aperçus de la première page donne se qui suit :

et voici celui de la page suivante:

comme vous pouvez le remarquer l’en-tête n’apparait que sur le première page et pas sur les suivante.

Comment faire ?

Pour répéter l’en-tête, procéder comme suit:

1. Afficher la boîte de dialogue “Mise en page” sur l’onglet “Feuille”.

Sous Excel 2007:

• Sélectionnez l’onglet “Mise en page” puis dans le groupe “Mise en page” cliquez sur le bouton “Imprimer les titres”

Sous Excel 2003

• Cliquez sur le menu “Fichier” puis sur la commande “Mise en page” enfin si nécessaire activez l’onglet “Feuille”

2. dans la zone “Lignes à répéter en haut”, saisissez “1:1” (numéro de la ligne contenant l’en-tête de votre tableau à répéter sur chaque page).

3. Cliquez sur “OK” pour valider et observez le résultat en affichant l’aperçus.

Notes

Si avant l’en-tête de tableau vous avez une ou deux lignes contenant un titre par exemple vous avez la possibilité de faire ce qui suit:

• Saisir “3:3” dans la zone “Lignes à répéter en haut”, ceci ne répétera que la ligne “3” c’est à dire juste votre en-tête de tableau.
• Ou alors saisir “1:3”, ceci répétera les trois lignes sur chaque page c’est à dire les deux lignes de titre et l’en-tête de votre tableau.

Si par contre l’en-tête de votre tableau est constitué de la ligne 2 et de la 3 et que vous souhaitez les répétées sur chaque page,

• Saisir alors “2:3” dans la zone “Lignes à répéter en haut”.

Microsoft Translator

Je viens de découvrir une technologie Microsoft qui propose un service de traduction en ligne gratuit.

Cette technologie offre divers outils en fonction du public ciblé à savoir:

• Les utilisateurs
• Les administrateurs Web
• Et les développeurs

Pour ce qui est des utilisateurs Microsoft met à leur disposition différents outils en fonction de leurs besoins

• Bing Translator : Traducteur de texte et de pages Web
• Tbot : Robot de traduction Messenger
• Office : Installation de Microsoft Translator pour Office
• Internet Explorer 8 : Accélérateur Traduction pour Internet Explorer
• Windows Live Toolbar : Traduire les pages avec Windows Live Toolbar
• Engkoo : Recherche sur la langue anglaise pour les personnes parlant chinois
• Maren : Translittération de texte roman en script arabe

Pour en savoir plus, visitez les liens suivants (en anglais) :

• Page d'accueil du service de traduction bing
• Page présentant les outils
• Le blog MSDN de l'équipe de développement
• Page pour la procédure d'installation pour Office 2007

Word : Evaluer une expression arithmétique

Avant propos

Ce billet fait suite à un article paru sur le site 01Net dans sa rubrique trucs et astuces intitulé “Calculer sans calculatrice” et indiqué comme s’appliquant à la suite Office dans sa version 2007.

Tout contant de découvrir cette astuce je me suis mis immédiatement à la tester en m’inspirant de la capture d’écran qui semble montrer PowerPoint mais dans sa version 2003. je me suis dis “Pas grave ! c’est probablement une ancienne fonctionnalité également disponible sur la version 2007”. Après différents tests je me suis résolut à ce qui suit, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Word.

Que permet cette fonctionnalité?

La fonctionnalité que je vous propose de découvrir va permettre à Word de vous donner le résultat (c’est à dire évaluer) d’une expression arithmétique. ce résultat sera afficher à droite dans la barre d’état.

Que désigne un expression arithmétique?

une expression arithmétique désigne dans ce cas précis une suite de nombres séparés par l’un des opérateurs suivant:

Addition (+), soustraction (-), multiplication (*), division (/) et puissance (^).

il est à noter que les parenthèses () sont autorisées.

Exemples d’expression arithmétique

12*14; (12343+7654)/(9876-87655); 564^3

Comment faire?

1.   Tout d’abord activer (ou rendre disponible la fonctionnalité). Ceci n’est à effectuer qu’une seule fois.

Sous Word 2003

1. Dans la boîte de dialogue “Personnalisation” (Outils –> Personnaliser), sélectionnez sous l’onglet “Commandes” la catégorie “Outils”.
2. Sous la liste “Commandes” sélectionnez puis faites glisser sur la barre d’outils de votre choix (Standard) la commande “Outils Calculer”
3. Fermer la boite de dialogue.

Sous Word 2007

1. Dans la boîte de dialogue “Options Word” (Bouton Office –> Options), sélectionnez la rubrique “Personnaliser”.
2. Dans volet de droite sous “Choisir les commandes dans la catégorie suivante:”, sélectionnez dans la liste la catégorie “Toutes les commandes”.
3. Parcourir la liste de commandes jusqu’à atteindre la commande “Calculer”
4. Sélectionnez-là puis cliquez sur le bouton “Ajouter” pour l’ajouter à la barre d’outils “Accès rapide”

2.  Saisir l’expression puis la sélectionnée.

3.  Cliquer sur la commande “Outils calculer” ou “Calculer” et le résultat s’affiche pendant environ cinq (05) secondes dans la barre d’état.

Voilà le résultat.

Si vous trouvez le moyen d’appliquer cette fonctionnalité à d’autres application de la suite Office me faire signe SVP.

PowerPoint 2007 : les presque mille et une façon d’ajuster le facteur de zoom pour l’affichage d’une diapositive

Permettez-moi de vous décrire ci-dissous les différentes méthodes que j’ai pu recenser et permettant d’ajuster le facteur de zoom d’une diapositive.

 

Mais tout d’abord, qu’est ce que le “Zoom” ?

La fonctionnalité “Zoom” a pour effet d’agrandir (zoom avant) ou de réduire (zoom arrière) la taille de l’aperçu d’un élément affiché dans une fenêtre et vous permettre ainsi d’accéder à des informations qui peuvent paraître inaccessibles si la taille est inapproprié.

Dans le cas de PowerPoint, vous avez la possibilité d’effectuer un Zoom de la diapositive active dans le volet “Diapositive”, sur les éléments affichés dans le volet de navigation “Plan” ou le volet de navigation “Diapositives”.

Zoomer revient donc à modifier une valeur appelée “Facteur de zoom”. Ce dernier se décline sous forme de pourcentage allant, dans notre cas, de 10% à 400%.

Et maintenant comment faire ?

Vous allez voir que cette fonctionnalité est tellement utile et/ou utilisée que les développeurs de l’application vous ont fourni une multitude de manières pour réaliser cela:

A partir du groupe “Zoom” de l’onglet “Affichage”

• Cliquez sur le bouton “Ajuster à la fenêtre” ceci fait en sorte que la diapositive occupe au mieux l'espace de la fenêtre.
• Cliquez sur le bouton “Zoom”, ceci affiche la boîte de dialogue “Zoom”, il ne vous reste plus qu’à choisir parmi les différentes valeurs

A partir de la barre d’outils “Affichage”

• Cliquez sur le bouton “Zoom adjust”, ce qui aura pour effet d’ajuster la taille de la diapositive à celle de la fenêtre.
• Cliquez sur le bouton "Facteur de zoom". La boîte de dialogue "Zoom", sélectionnez alors le facteur de zoom que vous souhaitez appliquer.
• Cliquez sur l’un des deux boutons "Zoom arrière" et "Zoom avant". Le pas et de 10% par clique.
• Faites glissez en avant ou en arrière le "Curseur de zoom" sur la barre.
• Cliquez directement sur la "Barre de zoom"

Et bien sûr un raccourci

Le raccourci est classique et commun à beaucoup d’applications; C’est bien sûr “CTRL + Molette de la souris” avant/arrière pour zoom avant/zoom arrière.

NB: Cette astuce est valable pour les versions 2007 et 2010 de PowerPoint.

Présentation de Microsoft Office Visio

Qu’est ce que Visio ?

Visio, officiellement "Microsoft Office Visio", est une application de la suite Microsoft Office System, cette application "bureautique" fait partie de la gamme de logiciel de "schématique" ou de "diagrammes et synopsis", son domaine d'application ou d'utilisation est donc la construction de schémas de modélisation; d'ailleurs, elle couvre un spectre assez large puisqu'elle permet notamment de réaliser des:

• Plans d'architecture et plans d'occupation d'espace intérieur d'habitation
• Modèles d'architecture logiciel (UML, ....) et modèles de base de données
• Schémas électroniques et dessins industriels (ou d'ingénierie)
• Diagrammes de Gantt et réseaux PERT
• Diagrammes de flux fonctionnel simple et croisé
• Diagrammes TQM, IDEFO ou Ishikawa (causes à effets)
• Et bien d'autres encore.

Ses points forts

Parmi les points forts de Visio nous citerons que :

• C'est un logiciel de dessin vectoriel, les schémas ainsi créés peuvent être redimensionnés sans perdre au niveau de la qualité et détail du dessin.
• Il intègre des fonctions de liens natives entre les formes ainsi il suffit d'approcher un connecteur d'une forme pour que celui-ci détecte les points de connexion de la forme est s'y attache
• Il est orienté objet à destination de l'utilisateur final ainsi ce dernier pourra à travers une interface unique définir ou redéfinir toutes les propriétés connues de chaque forme.
• Il est généraliste et peut être complété avec des extensions qui apportent de nouveaux modèles. Ces extensions peuvent être développées par la communauté.
• Dans sa version 2007 édition Professionnel, il permet aux utilisateurs de relier facilement leurs diagrammes à un grand nombre de sources de données et d'afficher les informations recueillies graphiquement.

Autres particularités

• Même s'il fait partie de la suite Office Système, il s'acquière, tout comme Project, à part.
• Ne fait partie des produits Microsoft que depuis la version 2000 après le rachat par Microsoft de la société Visio Corporation en janvier 2000.
• Disponible uniquement pour les plateformes Windows.
• Toutefois une visionneuse est disponible en téléchargement afin de permettre la visualisation des schémas Visio par des utilisateurs ne disposant pas de l'application
• Il permet également l'importation de dessin à partir d'autres applications tel que “Autocad”
• Il est décliné en deux éditions "Standard" et "Professionnel" et même si elles partagent la même interface, la seconde permet de réaliser des diagrammes plus avancées grâce à des modèles supplémentaires.

Genèse des versions

• Visio 1.0 (Standard, Lite, Home)
• Visio 2.0
• Visio 3.0
• Visio 4.0 (Standard, Technique)
• Visio 4.1 (Standard, Technique)
• Visio 4.5 (Standard, Professionnel, Technique)
• Visio 5.0 (Standard, Professionnel, Technique)
• Visio 2000 (6.0; Standard, Professionnel, Entreprise)
• Visio 2002 ou Visio XP (10.0; Standard, Professionnel)
• Visio Enterprise Architects 2003 (VEA 2003) (basé sur Visio 2002 et inclus avec Visual Studio .NET 2003 Enterprise Architect)
• Office Visio 2003 (11.0; Standard, Professionnel, Enterprise Architects)
• Office Visio Enterprise Architects 2005 (VEA 2005) (basé sur Visio 2003 et inclus avec les éditions de Visual Studio 2005 Team Suite et Team Architect)
• Office Visio 2007 (12.0; Standard, Professionnel)
• A venir : Office Visio 2010 (14.0; Standard, Professionnel)

Pour l’essayer

• Microsoft Office Visio 2007 Professionnel disponible en français depuis décembre 2006.
• Microsoft Office Visio Prémium 2010 Béta disponible depuis novembre 2009.

Source de l’article

• Blog du Groupe francophone MS Visio
• Wikipédia