Project : les symboles du Plan

Project vous offre la possibilité d’organiser vos tâche en plan, c’est à dire d’introduire une hiérarchie entre vos tâches. Cela ce traduit pas la création de tâche récapitulatives qui englobent des tâches subordonnées. Bien sûr, une tâche subordonnée peut à son tour être une tâche récapitulative d’autres tâches subordonnées. Vous allez pouvoir ainsi créer jusqu’à 09 niveaux hiérarchiques et ce même si la parmi les bonnes pratiques il est conseiller de ne pas dépasser le 04ème niveau pour des raisons de lecture (visibilité).

Les symboles du plan sont des indicateurs sous forme de “+” et de “-“ qui se positionnent en début de ligne juste avant le nom des tâches récapitulatives. Ces symboles permettent de développer (+) ou de réduire (-) la liste des tâches subordonnées associées à la tâche récapitulative.

Comment faire pour Afficher/Masquer les symboles du plan ?

Il ce peut que ces symboles ne s’affichent pas ou plus à l’écran soit parce que vous avez fait une mauvaise manipulation ou que vous avez reçu un agenda de projet ainsi paramétré. Voici la procédure à suivre pour réactiver (Afficher) ces symboles :

• Sous Project 2007 faites : Outils --> Option... --> Affichage --> Options du mode Plan de [Nom du Projet] –> puis cocher la case “Afficher le symbole du plan”
   
• Sous Project 2010 faites : Personnaliser la barre d'outils "Access rapide" (Onglet "Fichier" commande "Option") puis dans la liste "Toutes les commandes", ajouter la commande "Symboles du Plan".

Mots clés Technorati : Project,plan,symbole,développer,réduire,afficher,masquer

PowerPoint : activer un lien hypertexte sans passer en mode Diaporama

Lors de la création d’une présentation, il arrive souvent que vous insériez des liens hypertextes, soit vers un site Internet, une adresse électronique ou simplement vers une autre diapositive. Voici une astuce du moins pour ce qui ne la connaissent pas qui leur permettra de tester les liens qu’ils insèrent sans avoir à lancer le diaporama (ce que beaucoup de personnes font).

Comment faire:

Pour activer (lancer ou ouvrir) un lien hypertexte sans exécuter les diaporama, il suffit de faire clic-droit sur le lien puis de cliquer sur la commende “Ouvrir le lien hypertexte”. PowerPoint s’exécute et ouvre la page du site Web dans votre navigateur par défaut, lance votre application de messagerie par défaut ou alors affiche la diapositive vers laquelle le lien pointe.

Mots clés Technorati : PowerPoint,activer,lancer,lien hypertexte

Access 2010 : Prise en main

Un ensemble de ressources a été mis en ligne sur le site Office Online concernant la prise en main de la version 2010 d’Access. Pour faire simple et ne pas réinventé la roue, j’ai tout simplement copier la page y menant afin de partager avec vous cette information :

Que vous connaissiez Access 2007, que vous ayez déjà utilisé une ancienne version d’Access ou que vous n’ayez jamais utilisé Access auparavant, consultez ces ressources pour apprendre à utiliser la dernière version.

QUELLE EST VOTRE SITUATION ?	SOURCE D’INFORMATION
Access n’a pas de secrets pour vous ? Découvrez les dernières modifications.	Nouveautés de Microsoft Access
Vous avez déjà utilisé une version antérieure d’Access ? Suivez une formation en ligne pour apprendre à utiliser cette version de SharePoint en tirant profit de toutes ses fonctionnalités.	Passer à Access 2010
Les menus vous manquent ? Utilisez un guide animé vous permettant de pointer vers des menus, des barres d’outils ou des commandes dans Access 2003 afin de savoir comment les exécuter dans Access 2010.	Guides interactifs pour passer des menus au Ruban
Vous n’avez jamais utilisé Access auparavant ? Découvrez comment effectuer des tâches courantes avec Access 2010.	Tâches basiques dans Access 2010

• Pour retrouver cette page sur Office Online : Prise en main d’Access 2010
• Pour plus d’informations sur la prise en main d’autres produits Microsoft Office, voir Prise en main de Microsoft Office 2010.

Mots clés Technorati : Access 2010,Découvrir,Ressource,Guide interactif

Outlook : importer des contacts à partir d’un fichier Excel

Il est tout à fait possible d'importer vos contacts Outlook à partir d'une plage de cellules que vous avez créé sous Excel. Afin de réaliser cela il faudra juste faire attention aux points suivants:

1. La version du fichier Excel doit être au format 97-2003.
2. La plage de cellules contenant les données doit être nommée. il est indispensable d'inclure les en-têtes des données dans la plage.
3. Lors de l'exécution de l'assistant d'importation vous devrez vous assurer que vos données Excel est en accord avec les champs de contacts Outlook en effectuant un mappage.

Procédure détaillée

1. Préparation des données
   • Ouvrir un nouveau classeur Excel
   • Saisir les données de vos contacts en ajoutant des en-têtes significatives à celles-ci (colonne (A) : Civilités; colonne (B) : Noms; colonne (C) : Prénoms; colonne(D) : Organisme; ...)
   • Sélectionner les cellules contenant vos donnant en incluant leurs en-têtes.
   • Nommer la plage de cellules.
     • Ouvrir la boite de dialogue "Nouveau nom" (Définir un nom)
       • Sous Excel 2007-2010 : Onglet "Formules" --> groupes "Noms définis" --> "Définir un nom"
       • Sous Excel 2003 : menu "Insertion" --> liste "Nom >"  --> commande "Définir..."
     • Dans la zone de texte "Nom" (nom dans le classeur), remplacer le nom proposé par un nom de votre choix puis valider en cliquant sur "OK" (ex. ListeContacts)
       
   • Enregistrer le classeur au format 97-2003
     • Sous Excel 2007 (2010) : bouton "Office" (onglet "Fichier)"--> liste déroulante du bouton "Enregistrer-sous" --> "Classeur Excel 97-2003".
     • Sous Excel 2003 : menu "Fichier" --> commande "Enregistrer".
   • Fermer le classeur Excel.
2. Importation des données
   • Lancer ou activer Outlook 2007
   • Sélectionner le dossier "Contacts"
   • Dans le menu "Fichier" cliquer sur la commande "Importer et exporter..."
   • Etape 01 : sélectionner une action à exécuter
     • Importer à partir d'un autre programme ou fichier
   • Etape 02 : sélectionner le type de fichier à importer de :
     • Microsoft Excel 97-2003
   • Etape 03 :
     • Fichier à importer : cliquer sur le bouton "Parcourir …" puis retrouver et sélectionner le fichier Excel au format 97-2003 contenant vos contacts.
     • Options : sélectionner parmi les 03 options proposées selon vos besoins.
   • Etape 04 : Sélectionner le dossier de destination
     • Si ce n'est pas fait par défaut, sélectionner le dossier "Contacts" en cliquant dessus.
   • Etape 05 :
     • Les actions suivantes seront exécutées
       Cocher si ce n'est pas fait par défaut sur la case "Importer 'LIsteContacts' dans le dossier : Contacts"
       Où ListeContacts représente le nom de la plage de cellules contenant les données de vos contacts.
     • Champs personnalisés…
       Cliquer sur le bouton "Champs personnalisés..." pour vous assurer de la bonne correspondance des données de vos contacts avec les champs d'Outlook.
       Attention : certaines données Outlook comme c’est le cas pour “Nom” doivent être développées car elles sont constituées dans ensemble de sous données.
       
       • Le mappage est réalisé en faisant un cliquer-glisser des champs du volet de gauche vers leurs correspondants dans le volet de droite.
   • Etape 06 :

• Exécuter l'importation en cliquant sur le bouton "Terminer"
• Une boite de dialogue "Importation" s'affiche, patienté jusqu’à la fin de l’importation.

Remarque :

Il faudra appliquer la même procédure avec la version 2010 d'Outlook à la différence près que pour lancer "l'assistant d'importation" il faudra faire :

• Onglet "Fichier" --> bouton "Ouvrir" --> "Importer"

Mots clés Technorati : Outlook,Importer,Contact,Excel