Excel : Comment doubler les nombres d’une colonne

Je vous invite à découvrir (ou redécouvrir) une fonctionnalité somme toute basic qui pourrait vous rendre de grand service. Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'effectuer une opération arithmétique de base lors de la copie de données numériques contenues dans une colonne.

Un exemple concret

Vous souhaiteriez doubler les valeurs de la colonne « A » ci-dessous dans la colonne « B » sans garder trace de la formule

	A	è	B
1	2		4
2	5,3		10,6
3	2/5		0,8

Comment faire ?

1. Saisissez les valeurs de la colonne « A »
   

1. Dans la colonne « B » saisissez le nombre « 2 »
   
2. Sélectionnez les cellules «A1:A3»
   
3. Exécuter la commande « Copier » en utilisant, par exemple, la raccourci clavier « CTRL+C »
   
4. Sélectionnez les cellules «B1:B3»
   
5. Exécuter la commande « Collage spécial » à partir du menu contextuel des cellules (clic droit sur les cellules sélectionnées)
   
6. Dans la boîte de dialogue « Collage spécial » sous la rubrique « Opération », choisissez l'option « Multiplication »
   
7. Cliquez sur le bouton « Ok » et le tour est joué, le contenu collé est le double de celui de la colonne « A »
   

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Mots Clés : Excel ; Trucs et astuces

PowerPoint 2007 : Masquer/Afficher les objets d’une diapositive

Je vous propose de découvrir une fonctionnalité apparue avec la version 2007 de PowerPoint. Cette fonctionnalité, que je trouve très utile, faisait défaut à cette application qui en avait grand besoin.

En quoi consiste cette fonctionnalité ?

La fonctionnalité « Afficher/Masquer un objet » vous offre la possibilité, comme son nom l'indique, de masquer un objet sur une diapositive ou alors de le rétablir, c'est-à-dire d'afficher un objet masqué.

Quelle est son utilité ?

Cette fonctionnalité va vous permettre de vous concentrer sur l'objet que vous voulez mettre en forme ou animer en masquant les autres éléments qui pourraient éventuellement encombrer celui sur le quel vous êtes entrain de travailler. Je vous avoue qu'il m'est souvent arrivé de déplacer des objets qui m'encombraient hors de ma diapositive pour revenir, par la suite, les y remettre, le hic c'est qu'on ne les remet que très rarement à leur place initiale.

Comment y accéder ?

Cette commande est accessible à du volet « Sélection et Visibilité » que vous pouvez afficher en cliquant sur la commande « Volet sélection » de la liste « Sélectionner » du groupe « Modification » de l'onglet « Accueil »

Comment l'utiliser ?

Le volet « Sélection et visibilité » affiche la liste des objets existant sur la diapositive en cours. Ces objets sont aussi les espaces réservés de la diapositive, que les images, vidéos, diagrammes et autres formes insérés sur la diapositive.

A droite du nom de chaque objet, figure une case représentée car un œil quand l'objet est affiché et vide lorsque celui-ci est masqué.

Pour masqué l'objet, cliquez sur l'œil ; pour l'afficher à nouveau, cliquez sur la case vide.

Démonstration en vidéo

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Mots clés : PowerPoint 2007 ; Trucs et astuces ; Affichage

Word : mes images ne s’affichent pas (ou plus) !

Depuis deux ou trois jours, je n'arrive plus à visualiser les images que j'insère dans mes documents Word. Si vous avez le même problème voici comment y remédier.

Comment faire ?

Sous Word 2007 :

1. Cliquez sur le bouton « Office » puis cliquez sur le bouton « Options Word »
   
2. Dans le volet de navigation, à gauche dans la boîte de dialogue « Options Word », cliquez sur la rubrique « Options avancées »
   
3. Dans le volet de droite, faites défilé jusqu'à la section « Afficher le contenu du document »
   
4. Dans la liste des options, décochez la case « Afficher les espaces pour images »
   

Sous Word 2003 ?

1. Cliquez sur le menu « Outils » puis cliquez sur la commande « Options »
   
2. Dans la boîte de dialogue « Options », positionnez-vous sur l'onglet « Affichage »
   
3. Sous la section « Affichage », décochez la case « Espaces pour images »
   

Pourquoi masquer les images ?

Mais au fait à quoi peut bien servir cette fonctionnalité ; est bien, elle a pour effet de facilité le défilement du document (en remplaçant tout graphique et image par un cadre vide représentant l'espace qu'il occupe). Cela permet également à une personne de ne se préoccuper que du texte et ainsi de mieux se concentrer dessus.

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Mots clés : Word ; Image ; Trucs et astuces

Les visionneuses Office

Qu'est ce qu'une visionneuse ?

Une visionneuse (Viewer en anglais) est une application qui vous permet de visualiser un document enregistrer dans un format spécifique sans que vous ne disposiez de l'application qui permet de le créé.

Bien sûr il ne vous sera pas possible d'éditer (apporter des modifications) à ce document, vous pourrez au plus l'imprimer ou extraire une partie de son contenu par copier/coller.

Une des visionneuses les plus célèbres est « Adobe Reader » qui vous offre la possibilité d'afficher un document « .pdf » sans disposer de l'application qui a servie à le rédiger (Adobe Acrobat ou Word).

Les visionneuses Office

La suite Office Système dispose de ses propres visionneuses, celles-ci vont vous permettre d'afficher et de parcourir des documents « Word », des classeurs « Excel », des schémas « Visio » et des présentations « PowerPoint ».

Les versions des visionneuses évoluent au même titre que les versions d'Office et bénéficient également de mises à jour voir même de services packs. Celles-ci sont également disponibles dans différentes langues.

Les visionneuses sont-elles gratuites ?

Oui vous pouvez télécharger et installer les visionneuses gratuitement à condition quelles soient compatible avec votre version du système d'exploitation.

Liste des visoinneuses

Le tableau ci-dessous vous propose les dernières versions de visionneuses Office en vous indiquant plusieurs informations importantes à savoir :

Les versions des fichiers et les systèmes d'exploitations pris en charge, la date de publication, la version du fichier ainsi que la disponibilité de SP. Vous disposez également de liens vers la page de téléchargement.

Application	Langue	Versions prises en charge	Système Exploitation pris en charge	Version du fichier	Date de publication
PowerPoint	FR	97 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.4518.1014	10/11/2006
SP1 PPT	FR			12.0.6215.1000	08/12/2007
Visio	FR	5.0 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.4518.1014	14/11/2006
SP2 Visio	FR			12.0.6415.1000	24/04/2009
Word	FR	2000 à 2007	W2000SP4 XPSP2 Vista WS2003SP1	12.0.6038.3000	26/09/2007
Excel	FR	97 à 2007	XP SP2 Vista WS2003 SP1	12.0.6320.5000	15/12/2008

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Mots Clés : Office 2007 ; Visionneuses ; Ressources

Mise à jour et Service Pack

Qu'est ce qu'une mise à jour?

Une mise à jour (ou correctif) est un une portion de code qui va permettre soit de corriger une faille de sécurité (Securer.com), soit de corriger une erreur de fonctionnement de l'application ou encore d'apporter des améliorations à celle-ci. Ces correctifs sont généralement disponibles et proposés en téléchargement sur le site du fournisseur de votre logiciel.

Chaque éditeur de logiciels recommande à ces clients de télécharger régulièrement les mises à jour de sécurité et de faire une mise à jour à chaque installation du produit. Ainsi chez Microsoft, il existe un site « Microsoft Updates » via une application « Windows Updates » qui permet de mettre à jour votre système d'exploitation et les applications Microsoft dont vous disposés.

Qu'est ce qu'un Service Pack ?

Un Service Pack est le regroupement de plusieurs correctifs en un seul package installable en une seule opération. Les différents éditeurs de logiciels publient des Services Packs lorsque le nombre de mises à jour devient important (environ une centaine pour Microsoft).

L'installation d'un service pack est plus simple et rapide que l'ajout successif de nombreux petits correctifs surtout quand, par exemple, on doit mettre à jour de nombreux ordinateurs sur un réseau d'entreprise.

Un service pack peut être incrémentiel, c'est-à-dire qu'il ne contient que les correctifs qui n'étaient pas présents dans les précédentes versions du service pack, mais il est le plus souvent cumulatif, c'est-à-dire qu'il contient les nouveaux correctifs + les anciens.

Habituellement, les services packs sont numérotés et appelés SP1, SP2 etc.

Les mises à jour et Services Packs sont-ils gratuits ?

Les mises à jour et services packs sont disponibles gratuitement pour les détenteurs de logiciels authentiques (non piratés)

Services Pack et versions d'Office⁽¹⁾

Version d'Office	Dernier SP publié	Date de publication
2007	SP2	04/24/2009
2003(*)	SP3	09/17/2007
XP (2002)	SP3	03/30/2004
2000	SP3	13/11/2002

(*) Un SP4 a été publié pour l'application Outlook 2003 with business contact manager

Jusqu'à quand les mises à jour Office ?

Après une petite visite sur le Centre de téléchargement Microsoft⁽¹⁾, il semble, pour les quatre versions du produit, que des mises à jour sont encore publiées.

Ainsi la dernière mise à jour de sécurité pour les versions 2000 et XP date du 08/06/2009 et que la dernière mise à jour de sécurité pour les versions 2003 et 2007 date du 02/09/2009.

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(1) informations valide à la date de publication du présent billet (08/10/09)

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Mots clés : Office ; Ressources ; Présentation

PowerPoint : Afficher, lors du diaporama, une diapositive masquée

Lors d'un précédent billet, je vous ai présenté la fonctionnalité qui permet de masquer une diapositive afin que celle-ci n'apparaisse pas lors de la projection du diaporama. Dans celui-ci, nous allons voir comment afficher cette diapositive malgré le fait quelle soit masquée.

Afin d'afficher, lors du diaporama, une diapositive masquée, vous avez deux possibilités.

1. Cette première méthode s'applique quelque soit votre position dans la projection, pour cela :
   
   1. Faites un clic droit sur la diapositive en cour (vous pouvez aussi cliquez sur le bouton en forme de diapositive qui apparaît à gauche du bouton « Suivant » dans le coin inférieur gauche de l'écran)
      
   2. Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur la commande « Aller à »
      
   3. Dans la liste des diapositives, cliquez sur le titre de la diapositive masquée. Celle-ci se distingue des autres par le fait que son numéro est entre parenthèses.
      
2. Pour ce qui est de la deuxième méthode, vous devez être sur votre diaporama au niveau de la diapositive précédent celle qui est masquée,
   
   1. Pour l'afficher il suffi alors de taper sur la lettre « m » (lettre « h » si votre application est en anglais) et au lieu de sauter et de passer la diapositive masquée celle-ci est affichée à l'écran.
      

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Mots clés : PowerPoint ; Projection ; Diaporama

PowerPoint : Masquer une diapositive

Supposons que vous avez réalisé une présentation à l'attention d'un public bien précis. Quelque temps après vous souhaitez réutiliser cette présentation pour un autre public, seule différence, certaines diapositives ne doivent pas être présentées à (visionnées par) cette nouvelle audience.

Afin de réaliser cela, vous avez la possibilité, dans PowerPoint, de masquer une ou plusieurs diapositive, celles-ci ne s'afficheront pas lors du diaporama mais resteront toujours accessibles en mode création.

Pour cela :

• A partir du volet de navigation « Diapositives » ou de l'affichage « Trieuse de diapositives »,
  
• Faites un clic droit sur la diapositive à masquer,
  
• Choisissez, dans le menu contextuel qui apparaît, la commande « Masquer la diapositive ».
  

C'est fait la diapositive est maintenant masquée, on la reconnait, parmi les autres, car son numéro apparaît dans un rectangle barré. Dans la version 2007, la diapositive apparaît, en plus, semi-transparente dans le volet de navigation « Diapositives ».

L'avantage de cette méthode est que cela vous évites d'avoir deux présentations différentes.

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Mots clés : PowerPoint ; Projection ; Diaporama